La gestión de la oficina universitaria de transparencia
| Autor | María Pilar Cousido González |
| Páginas | 123-160 |
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En este capítulo se enumeran y explican aquellos procedimientos y responsabilidades que el personal de la Oficina Universitaria de Acceso a la Información Pública deberá desarrollar para lograr el buen funcionamiento de esta instancia.
Se detalla de manera práctica cada una de las actividades que debe afrontar esta Oficina: desde recibir y tramitar la información que llega de diferentes órganos de una Universidad determinada hasta elaborar un Informe Anual a partir de los registros de información generados, pasando por diseñar un plan de formación para el personal encargado de gestionar todos los recursos de información y de afrontar las posibles solicitudes y reclamaciones por parte del usuario demandante de este tipo de servicios. Además, la Ley
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19/2013, de Transparencia, Acceso a Información Pública y Buen Gobierno, y el Real Decreto 919/2014, de Estatuto del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, recogen otra serie de cuestiones que también se abordarán a continuación.
Los aspectos tratados en este capítulo siguen este esquema expositivo:
– Reunir la información pública de los órganos universitarios que están obligados a proporcionar contenidos de interés para el ciudadano para proveer a la Oficina de Transparencia universitaria.
– Recibir y tramitar todas las solicitudes de información que van llegando a la Oficina de Transparencia de la Universidad.
– Formar al personal de la Oficina de Transparencia de la Universidad que se va a encargar de proporcionar la información previamente solicitada o aquella que debe ser difundida obligatoriamente por ley.
– Formar a todo el personal de la Universidad que trabaja en dependencias que pueden ser fuente de información para la Oficina de Transparencia.
– Elaborar el Informe Anual sobre Transparencia y Acceso a la Información de la propia Universidad en el que se recogerán los registros de información así como solicitudes tramitadas, denegadas, etc. de forma periódica y en relación con la actividad de la Oficina.
– Publicar de oficio la información generada por parte de la propia Universidad.
– Poner a disposición del ciudadano y/o persona física y jurídica contenidos de información objeto de interés en un Portal de Transparencia y Acceso.
– Atender los posibles recursos o reclamaciones que pueda interponer cualquier usuario de la Oficina de Transparencia.
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– Sensibilizar, a través de campañas en el ámbito universitario, a la sociedad en materia de transparencia y de acceso a la información.
– Realizar tareas de supervisión y auditoría para verificar el correcto funcionamiento de los procedimientos y evaluar posibles mejoras.
Las tareas de recibir y reunir la información proveniente periódicamente de los diferentes órganos universitarios obligados a transmitirla a la Oficina de Transparencia, y de clasificarla, para lograr un funcionamiento correcto de este órgano pueden ser laboriosas en una primera etapa, pero muy eficaces, más tarde, si se cuenta con una metodología previa y apropiada. Es necesario seguir un protocolo de actuación en el momento en el que procesamos toda la información que va llegando desde las diferentes áreas o departamentos para poder llevar un control de cada uno de los documentos e información que recibimos y que debemos tramitar de una manera eficaz y organizada.
Es preciso establecer unas pautas de trabajo bien delimitadas, y darlas a conocer a los diferentes órganos generadores de información pública, para no incurrir en errores como traspapelar documentos o perder datos. Dichas pautas de trabajo constituirán un Protocolo de Actuación que se podrá materializar mediante un Mapa de Procesos.
Es clave gestionar acertadamente los plazos y el formato en el que recibimos dicha información por parte de terceros, tanto de dentro de la Universidad como de fuera de la organización. Al inicio, mientras la sociedad no asume el derecho de acceso y no se recibe un volumen elevado de solicitudes, los tiempos muertos pueden ser sustituidos por tareas de planificación tales como la fijación
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de plazos en el envío de la información así como establecer taxonomías que nos permitan clasificar y recuperar la información, los datos y los documentos de modo rápido y eficaz.
El personal de la Oficina debe fijar la periodicidad de recepción de información pública universitaria. Por ejemplo, cada tres semanas. Esta periodicidad puede variarse después de un periodo de evaluación y cuando se considere que el personal de la Oficina domina los procedimientos. Por supuesto, cuanto más reducidos sean los tiempos de envío y de recepción de esta información, mayor visibilidad y transparencia tendrá la Universidad. Por ejemplo, si las actas de los Consejos de Departamento llegan en la semana en que tienen lugar los Consejos, la inmediatez de la información aportada proporciona un grado de transparencia mayor que si llegan tres semanas después.
A continuación, hay que establecer los calendarios en que cada uno de los órganos se responsabilizará del envío de la información para que la Oficina pueda establecer estrategias de organización, en cuanto a tramitación y documentación de los recursos de información que recibe, sin que esto impida, además, atender al público o ir articulando otras tareas. En el plazo de un mes desde que la Oficina quede constituida, todos los órganos universitarios obligados legalmente, por haber generado información pública, deberían haber realizado al menos su primer envío de material informativo con destino a la web de la Oficina de Transparencia. Por eso, identificar todas las unidades productoras de información es la primera medida necesaria a abordar.
La identificación de las unidades productoras de información pública debe constar en el Protocolo de Actuación que se propone, de acuerdo con los requerimientos que figuran en la ficha que se muestra más abajo. Dicho Protocolo de Actuación tendrá que ser adaptado por cada Oficina de Transparencia universitaria, en atención al número de unidades generadoras de información pública con destino a la Oficina de Transparencia. En dicho documento deberá estar identificada la unidad que reporta, la persona responsable de esa unidad y la persona responsable de efectuar el envío
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de la información pública con todos los datos de contacto imprescindibles (email, fax y teléfono institucionales y localización física, a todos los efectos y, en particular, a efectos del correo postal), así como los días y el horario reales en que puede ser localizada en su lugar de trabajo. La ?exibilidad con que se trabaja en las universidades públicas no puede ser un obstáculo para el derecho de acceso a la información ya que este depende, en gran parte, de la rapidez de la respuesta a una solicitud de información.
Tabla 1. Unidades productoras de información
La tabla con las fechas para que todas las unidades reporten en el primer mes de funcionamiento de la Oficina, y a partir de ese momento...
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