Los sistemas de conservación y archivo electrónico del expediente judicial
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La aparición cada vez más frecuente de documentos electrónicos en el proceso comporta también la necesidad de modificar el sistema de conservación y archivo de las actuaciones judiciales.
Desde todos los sectores jurídicos, se confía en los programas y aplicaciones informáticas para implantar un nuevo sistema de gestión y custodia de la documentación judicial que permita descongestionar los diferentes Juzgados y Tribunales y crear una oficina judicial ágil, rápida y con una correcta atención al ciudadano.
Se piensa que "una oficina judicial saturada de expedientes difíciles de ubicar o archivar, con la consiguiente dificultad para encontrarlos en ocasiones produce en la sociedad la imagen de una justicia lenta e inefi caz".
Consciente de esta necesidad, nuestro legislador plantea como una cuestión integrada dentro del derecho de los ciudadanos a comunicarse electrónicamente con la Administración, una nueva forma de utilizar y archivar los documentos generados a partir de estas relaciones y aprovecha igualmente la ocasión de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, para permitir, con carácter general, que se almacenen electrónicamente todos los documentos Page 72 utilizados en las actuaciones administrativas (art. 31 )78, siempre que lo medios o soportes utilizados cuenten con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, establece la Ley, "asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos".
Pese a esta amplia cobertura normativa, el legislador todavía no ha ordenado la "informatización" de los archivos judiciales con carácter general79. Page 73
Cabe encontrar, sin embargo, algunas disposiciones legales y otras reglamentarias que apuntan en esta dirección, facultando a los órganos judiciales y a los responsables de los archivos judiciales para que utilicen los sistemas informáticos, telemáticos y electrónicos en la conservación, custodia y archivo de las actuaciones judiciales (art. 146.3 de la LEC). A tal fin, el art. 3 del Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de Modernización de los Archivos Judiciales80 permite la conversión de los documentos judiciales, cuyo soporte sea papel, que se hallen almacenados y custodiados en los archivos judiciales, a soporte magnético o a cualquier otro que permita la posterior reproducción en soporte papel, a través de las técnicas de digitalización, microfilmación u otras similares, siempre que se garantice la integridad, autenticidad y conservación del documento, con el fin de obtener una fácil y rápida identificación y la búsqueda de la documentación81.
Parece que a nuestro legislador le estimula ahora el sistema procesal civil italiano, donde todos los actos y resoluciones judiciales pueden ser Page 74 redactados en forma de documentos informáticos suscritos con la fi rma digital, cuya transmisión, comunicación o notificación será efectuada por vía telemática a través del "sistema informático civil" (SICI). La normativa sobre proceso civil electrónico (Decreto de 24 de mayo de 2001 sobre "regole procedurali relative alla tenuta dei registri informatizzati dell'amministrazione della giustizia"), ha introducido el concepto de fascicolo informático, para hacer referencia a la versión electrónica del expediente judicial que contiene todos los documentos judiciales informáticos que se hayan generado en el proceso, así como las copias informatizadas de los documentos depositados en soporte papel y los documentos probatorios aportados en los actos de comunicación o producidos por las partes en el proceso82.
Pero la llevanza de los registros judiciales en soporte informático, que el Decreto regula, tiene por ahora sólo un valor auxiliar, pues no pasa de ser una regla de la propia organización interna de la oficina judicial. La conversión en soporte informático del contenido de los archivos judiciales no tiene más alcance que el de un necesario volcado de información a una base electrónica por razones de eficiencia operativa, una especie de libro electrónico complementario para facilitar un adecuado traslado de datos de un archivo a otro (de los archivos judiciales de gestión a los archivos territoriales o centrales o a la Junta de Expurgo), o de la ofi cina judicial a la Comisión Nacional de Estadísitica, pero que no se confunde con el archivo judicial. Page 75
Esta idea de un archivo judicial paralelo de carácter informático, auxiliar o complementario es la que subyace en el art. 13 del R.D. 937/2003, de 18 de julio, donde se insiste en la aplicación de los sistemas informáticos para remitir la relación de documentos que se hallen en un Archivo Judicial de Gestión al correspondiente Archivo Judicial Territorial o al Archivo Judicial Central y que se formaliza periódicamente, como mínimo con carácter anual, en función del volumen de gestión de cada archivo. Y también es la filosofía que se encuentra detrás de la obligación, prevista en el art. 7 del Reglamento 1/2005, de los aspectos accesorios de las actuaciones judiciales, de llevar una réplica informática del Libro Registro de Sentencias y/o Autos al que se refiere el art. 265 de la LOPJ como paso previo a su envío en forma electrónica al Centro de Documentación Judicial83, para la Page 76 consiguiente difusión y publicidad de las sentencias que se hayan dictado por el respectivo órgano judicial.
La llevanza por duplicado de las actuaciones judiciales es la opción también del sistema italiano84, donde las actuaciones que se registran en el proceso civil, pese a haber dejado de tener su centro de gravedad en un documento en papel para pasar a convertirse en documentos informáticos (o en copias informatizadas de los documentos que todavía son depositados en soporte papel), que serán almacenados en un archivo electrónico (fascicolo informatico)85, con la firma digital del Secretario Judicial, son también obligatoriamente archivadas en soporte papel. Page 77
Esta duplicidad en el sistema de conservación de los documentos judiciales se explica para la doctrina86 porque la documentación escrita en papel constituye siempre un elemento seguro de referencia con el que verificar la exactitud e integridad del "fascicolo informático" cuando se deba proceder a la transmisión del mismo. Pero, en realidad, la contemporánea existencia de dos expedientes, uno en papel y otro informático es una solución provisional, en tanto en cuanto se vayan resolviendo los múltiples problemas que plantean el correcto almacenamiento y la conservación de los documentos judiciales informáticos.
Nuestro legislador, aunque con carácter limitado, ha comenzado recientemente a dar los primeros pasos en la línea de crear sistemas de información procesada disponible o registros digitalizados de actuaciones judiciales en el proceso civil. Page 78
El Real Decreto 95/2009, de 6 de febrero, por el que se crea el sistema de registros de apoyo a la administración de Justicia y se regula su organización y funcionamiento87 incluye, entre otros Registros electrónicos de carácter reservado, el Registro Central de Rebeldes Civiles, donde se inscribirá a aquellos demandados en...
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