TEMA 6. Las copias. Personas que pueden obtenerlas. Notario que ha de expedirlas. Plazo para su expedición. Primeras y segundas copias. Copias totales y parciales. Copias simples. Notas en las escrituras y actas. Testimonios notariales, legitimaciones y legalizaciones. El libro indicador
| Autor | Juan Candela Cerdán |
| Páginas | 89-117 |
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Concepto
Según el art. 17 de la Ley del Notariado, es “escritura matriz, la original que el notario ha de redactar sobre el contrato o acto sometido a su autorización, firmada por los otorgantes, por los testigos instrumentales, o de conocimiento en su caso, y firmada y signada por el mismo Notario”.
Es primera copia, el traslado de la escritura matriz que tiene derecho a obtener por primera vez cada uno de los otorgantes.
A los efectos del artículo 517.2.4º de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento civil, se considerará título ejecutivo aquella copia que el interesado solicite que se expida con tal carácter. Expedida dicha copia el Notario insertará mediante nota en la matriz su fecha de expedición e interesado que la solicitó.
A estos efectos el R.N. Art. 221 dice al respecto:
Se consideran escrituras públicas, además de la matriz, las copias de esta misma expedidas con las formalidades de derecho. Igualmente, tendrán el mismo valor las copias de pólizas incorporadas al protocolo. Las copias deberán reproducir o trasladar fielmente el contenido de la matriz o póliza. Los documentos incorporados a la matriz podrán hacerse constar en la copia por relación o transcripción.
Las copias autorizadas pueden ser totales o parciales, pudiendo constar en soporte papel o electrónico. Las copias autorizadas en soporte papel deberán
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estar signadas y firmadas por el notario que las expide; si estuvieran en soporte electrónico, deberán estar autorizadas con la firma electrónica reconocida del notario que la expide.
De esta forma COPIA, es la reproducción literal del instrumento público protocolizado.
La copia puede ser:
- AUTORIZADA (a su vez total o parcial), que es la autorizada por el
Notario competente con las formalidades de Derecho y al igual que la escritura matriz, tiene la consideración de escritura pública. ? AUTORIZADA ELECTRÓNICA, tiene la misma validez que la copia tradicional “en papel” ahora bien, sirve para comunicar copia segura a los estamentos públicos y registros vía telemática.
? SIMPLE, cuando carece del requisito de la autorización notarial, en cuyo caso, tiene valor meramente informativo.
A los efectos del artículo 517.2.4º de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento civil, se considerará título ejecutivo aquella copia que el interesado solicite que se expida con tal carácter. Expedida dicha copia el Notario insertará mediante nota en la matriz su fecha de expedición e interesado que la solicitó.
Para el pie o suscripción de la copia, el Articulo 241 del Reglamento Notarial, dice:
En el pie o suscripción de la copia se hará constar, además de las circunstancias expresadas en los artículos 238 y 244, su correspondencia con el protocolo, el concepto en que la tiene quién la expide, si no es e1 mismo autorizante; la persona a cuya instancia se libra, el carácter de ejecutiva o no, y, en su caso, el fundamento de su interés legítimo, el número de folios de papel exclusivo para usos notariales, clase, serie y numeración, lugar y fecha, e irán autorizados con el signo, firma, rubrica y sello del Notario, además del sello de Seguridad.
PIE O NOTA DE LA COPIA: El Artículo 241 del Reglamento Notarial, dice:
En el pie o suscripción de la copia se hará constar, además de las circunstancias expresadas en los art. 233, 238 y 244, su correspondencia con el protocolo, el concepto en que la tiene quien la expide, si no es el mismo autorizante; la persona a cuya instancia se libra y, en su caso, el fundamento de su interés legítimo, el número de pliegos, o folios, clase, serie y numeración, lugar y fecha, e irán autorizadas con el signo, firma, rúbrica y sello del notario, que rubricará todas las hojas, en las que constará su sello.
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Igualmente se reseñarán, rubricarán y sellarán el folio o pliego que se agregue a la copia para la consignación de notas por los Registros y oficinas públicas.
En las copias de testamento no pedidas por el otorgante o apoderado especial se hará mención de haberse acreditado al notario o constarle de ciencia propia el fallecimiento del testador y, en su caso, el parentesco de los peticionarios o su derecho a obtenerlas, caso de que no resulte justificado en el testamento.
Cuando se trate de copias autorizadas de pólizas expedidas al efecto de su ejecución, además de las menciones previstas en el primer párrafo de este artículo, se hará constar al pie que las mismas coinciden exactamente con el original, entendiéndose así cumplido el requisito de conformidad de la póliza a que hace referencia el art. 517 2.5º de la Ley de Enjuiciamiento Civil todo ello sin perjuicio de acompañar, si así se hubiera pactado, la certificación a que se refiere el art. 572.2 de la Ley de Enjuiciamiento Civil.
Tanto en el pie de copia de escrituras y actas como en los testimonios, además de su sello, el notario impondrá el sello de seguridad creado a tal efecto por el Consejo General del Notariado
El articulo 245 del Reglamento Notarial, apostilla que cuando en la misma fecha se expidieran varias copias, primeras, segundas o posteriores del mismo documento, se registrará la expedición de todas en una sola.
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Además de cada uno de los otorgantes, según el artículo 17 de la Ley, tienen derecho a obtener copia, en cualquier tiempo, todas las personas a cuyo favor resulte de la escritura o póliza incorporada al protocolo algún derecho, ya sea directamente, ya adquirido por acto distinto de ella, y quienes acrediten, a juicio del notario, tener interés legítimo en el documento.
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Los notarios darán también copias simples sin efectos de copia autorizada, pero solamente a petición de parte con derecho a ésta. En ningún caso podrá hacerse constar en la copia simple la firma de los otorgantes. Se habilita al Consejo General del Notariado para que establezca las características del papel para copia simple que deberá ser utilizado en su expedición, teniendo carácter de ingreso corporativo las cantidades que dicho Consejo obtenga por su utilización. A tal fin, el Consejo por sí o a través de los Colegios Notariales deberá proveer a los notarios de dicho papel.
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El Consejo comunicará a la Dirección General de los Registros y del Notariado las características de dicho papel, así como de sus modificaciones, que se entenderán admitidas si la Dirección no resuelve lo contrario en el plazo de quince días computados desde esa comunicación.
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Igualmente darán lectura del contenido de documentos de su Protocolo a quienes demuestren, a su juicio, interés legítimo.
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Las copias electrónicas, autorizadas y simples, se entenderán siempre expedidas a todos los efectos incluso el arancelario por el notario titular del protocolo del que formen parte las correspondientes matrices y no perderán su carácter, valor y efectos por el hecho de que su traslado a papel lo realice el notario al que se le hubiese enviado. Dichas copias sólo podrán expedirse para su remisión a otro notario o a un registrador o a cualquier órgano judicial o de las Administraciones Públicas, siempre en el ámbito de su respectiva competencia y por razón de su oficio. El notario que expida la copia autorizada electrónica será el mismo que la remita.
En la expedición de las copias autorizadas electrónicas se hará constar expresamente la finalidad para la que se expide, siendo sólo válidas para dicha finalidad, y su destinatario, debiendo dejarse constancia de estas circunstancias por nota en la matriz
El traslado a papel de las copias autorizadas expedidas electrónicamente, cuando así se requiera, sólo podrá hacerlo el notario al que se le hubiesen remitido, para que conserven la autenticidad y la garantía notarial. Dicho traslado se extenderá en folios timbrados de papel de uso exclusivo notarial, con expresión de su nombre, apellidos y residencia, notario que expide la copia, fecha de su expedición y de traslado a papel y números de los folios que comprende, bajo su firma, sello y rúbrica.
El notario destinatario de una copia autorizada electrónica podrá, según su finalidad:
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Incorporar a la matriz por él autorizada el traslado a papel de aquélla, haciéndolo constar en el cuerpo de la escritura o acta o en diligencia correspondiente.
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Trasladarla a soporte papel en los términos indicados, dejando constancia en el Libro Indicador, mediante nota expresiva del nombre, apellidos y residencia del notario autorizante de la copia electrónica, su fecha y número de protocolo, así como los folios en que se extiende el traslado y su fecha.
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Reseñar su contenido en lo legalmente procedente en la escritura o acta matriz o póliza intervenida.
Una vez realizado el traslado a papel, el notario remitirá telemáticamente al que hubiese expedido la copia electrónica, el traslado a papel, para que aquel lo haga constar por nota en la matriz.
La coincidencia de la copia autorizada expedida electrónicamente, con el original matriz, será responsabilidad del notario que la expide electrónicamente, titular del protocolo del que forma parte la correspondiente matriz. La responsabilidad de la coincidencia de la copia autorizada electrónica con la trasladada al papel será responsabilidad del notario que ha realizado dicho traslado.
De conformidad con el artículo 17 bis de la Ley del Notariado, los registradores, así como los funcionarios competentes de los órganos jurisdiccionales y administrativos, destinatarios de las copias autorizadas electrónicas notariales podrán trasladarlas a soporte papel, a los únicos y exclusivos efectos de incorporarlas a los expedientes o archivos...
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