ORDEN de 15 de mayo de 2018, del Consejero de Gobernanza Pública y Autogobierno, de ficheros que contienen datos de carácter personal del Departamento de Gobernanza Pública y Autogobierno, del Organismo Herri Arduralaritzaren Euskal Erakundea/Instituto Vasco de Administración Pública (HAEE/IVAP) y del Órgano Comisión Jurídica Asesora de Euskadi, adscritos a este Departamento.
| Sección | 1 - Disposiciones Normativas |
| Emisor | Departamento de Gobernanza PÚBlica y Autogobierno |
| Rango de Ley | Orden |
La Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal tiene por propósito garantizar y proteger el honor y la intimidad de las personas físicas, en lo que concierne al tratamiento de los datos personales registrados en soporte físico y a toda modalidad de uso posterior de esos datos por los sectores público y privado.
En el Boletín Oficial del País Vasco de fecha 30 de diciembre de 2014 se publicó la Orden de 28 de noviembre de 2014, del Consejero de Administración Pública y Justicia, de ficheros automatizados que contienen datos de carácter personal del Departamento de Administración Pública y Justicia, del organismo Instituto Vasco de Administración Pública (IVAP) y del órgano Comisión Jurídica Asesora de Euskadi, adscritos a este Departamento. Dicha Orden fue modificada en dos ocasiones: mediante la Orden de 17 de abril de 2015 y mediante la Orden de 2 de julio de 2015, publicadas en el Boletín Oficial del País Vasco el día 4 de mayo de 2015 y el 9 de julio de 2015, respectivamente.
En el Boletín Oficial del País Vasco de 17 de marzo de 2014 se publicó la Orden de 28 de febrero de 2014 del Consejero de Hacienda y Finanzas de ficheros de datos de carácter personal del Departamento de Hacienda y Finanzas y de los organismos autónomos Euskal Estatistika Erakundea/Instituto Vasco de Estadística y Autoridad Vasca de la Competencia. Dicha Orden fue modificada mediante la Orden de 20 de marzo de 2015, publicada en el Boletín Oficial del País Vasco de fecha 8 de abril de 2015.
Mediante el Decreto 24/2016, de 26 de noviembre, del Lehendakari, de creación, supresión y modificación de los Departamentos de la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco y de determinación de funciones y áreas de actuación de los mismos, se creó el Departamento de Gobernanza Pública y Autogobierno, integrado por todos los órganos y unidades del extinto Departamento de Administración Pública y Justicia (a excepción de la Viceconsejería de Justicia) y por los órganos y unidades de la Viceconsejería de Administración y Servicios Generales del extinto Departamento de Hacienda y Finanzas, a excepción de la Dirección de Patrimonio y Contratación. Así, la Dirección de Informática y Telecomunicaciones y la Dirección de Recursos Generales en la actualidad forman parte del Departamento de Gobernanza Pública y Autogobierno. Según se señala en dicho Decreto, están adscritos a dicho Departamento el organismo autónomo administrativo Herri Ardularitzaren Euskal Erakundea/Instituto Vasco de la Administración Pública (HAEE/IVAP) y la Comisión Jurídica Asesora de Euskadi.
Esa reorganización departamental hace necesario aprobar una Orden de los ficheros con datos de carácter personal de este Departamento que pasa por incorporar los de los órganos de los extintos Departamentos de Administración Pública y Justicia, y de Hacienda y Finanzas.
A su vez, ha surgido la necesidad de creación de nuevos ficheros, los cuales han de ser objeto de regulación. Así, la Dirección de Desarrollo Legislativo y Control Normativo es la encargada de la emisión de los informes de legalidad y opiniones legales. La asignación, emisión y gestión posterior de dichos informes, así como la extracción y explotación de estadísticas en relación con los mismos ha ocasionado la necesidad de crear un nuevo fichero denominado «Gestión de desempeño y emisión de informes». Asimismo, en dicha Dirección, y como consecuencia de la creación de la Comisión de Derecho Civil vasco por la Ley 5/2015, de 25 de junio, de Derecho Civil Vasco, se ha producido la necesidad de crear dos ficheros: el primero «Gestión de trabajos de la Comisión de Derecho Civil Vasco», que tiene como finalidad la gestión administrativa, la coordinación y el control de las funciones desempeñadas por la Comisión, así como de los trabajos desarrollados por ésta; y el segundo, «Gestión de Libro-registro, Archivo y Fondo documental y bibliográfico de la Comisión de Derecho Civil Vasco», a fin de controlar y gestionar el Archivo y el Fondo documental y bibliográfico de la Comisión, registrar las entradas y salidas de documentos en la Comisión, controlar los prestamos bibliotecarios de ésta y realizar la explotación de estadísticas sobre dichas actividades.
Igualmente, el artículo 33 del Decreto 144/2017, de 25 de abril, del Servicio Jurídico del Gobierno Vasco, crea el Registro Oficial de Encomiendas de Representación y Defensa en Juicio, que depende del Departamento de Gobernanza Pública y Autogobierno; y el artículo 34 de dicho Decreto dispone la inscripción obligatoria en el Registro Oficial de Encomiendas de Representación y Defensa en Juicio de «las encomiendas realizadas por la Administración General de la Comunidad Autónoma del País Vasco y los entes que forman parte de su Administración Institucional a cualquier abogada o abogado colegiado o procuradora o procurador especialmente designado, en los términos de la Ley de Ordenación del Servicio Jurídico y de este Decreto, así como de los contratos mediante los cuales se formalicen dichas encomiendas». Para la realización de dichas funciones es preciso crear un nuevo fichero informático que recoja los datos de dichos contratos y los documentos a que hace referencia el citado Decreto 144/2017, que se denominará «Registro Oficial de Encomiendas de Representación y Defensa en Juicio».
Asimismo, la necesidad de gestionar los permisos de 50 horas para atender a familiares con enfermedad crónica o problemas de movilidad, precisa de la creación de un nuevo fichero que contiene datos de carácter personal con la denominación de «Permiso de 50 horas». Del mismo modo, la obligatoriedad de permitir el acceso de los ciudadanos a documentos de libre acceso que obran en el sistema de archivo ha ocasionado la necesidad de crear un nuevo fichero que recibe la denominación de «Gestión de usuarios registrados del OPAC del Sistema de Archivo».
Por otro lado, el cumplimiento de la normativa vigente en materia de datos de carácter personal exige incluir entre los extremos que ha de contener la disposición o acuerdo de creación de un fichero la descripción de la finalidad del fichero y los usos previstos, el origen de los datos y el procedimiento de recogida de los mismos, la estructura básica del fichero mediante la descripción detallada de los datos incluidos en el mismo, y el sistema de tratamiento utilizado en la organización de los datos incluidos en el mismo. Asimismo, el cumplimiento de la Ley 12/1989, de 9 de mayo, de la Función Estadística Pública, exige incluir entre las características de los ficheros la posibilidad de utilización de los datos personales obrantes en los mismos con fines estadísticos.
Además, en cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 96 y 110 del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre (en adelante RLOPD) se realizaron en 2016 los informes de auditoría correspondientes al Departamento de Administración Pública y Justicia. Del resultado de dichos informes se desprende la necesidad de actualizar las cesiones de datos previstas para el fichero «Gestión Integrada de Personal».
Por otra parte, como consecuencia de la evolución de la actividad administrativa, se han producido nuevas necesidades de tratamiento de datos que afectan a los ficheros objeto de regulación, lo que obliga a modificar las características de algunos de ellos. Así, el fichero gestionado por la Dirección de Informática y Telecomunicaciones «Usuarios y tutores de KZgunea» incluye los datos de carácter personal de las personas tutoras. De acuerdo con el artículo 2 del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de protección de datos de carácter personal, aprobado mediante el Real Decreto 1720/2007, dicho reglamento no será aplicable a «los tratamientos de datos referidos a personas jurídicas, ni a los ficheros que se limiten a incorporar los datos de las personas físicas que presten sus servicios en aquellas». Por lo cual, los datos de las personas tutoras no se deben incluir en el fichero declarado en su día. Este hecho, y la necesidad de cumplir con los criterios de igualdad de género, requieren modificar el nombre del fichero en la versión en castellano y que en lo sucesivo sea «Personas usuarias de KZgunea» y modificar el colectivo del que se obtienen los datos personales.
Asimismo, la entrada en vigor de la Orden de 9 de marzo de 2017, del Consejero de Gobernanza Pública y Autogobierno, por la que se regulan los requisitos y el procedimiento para la homologación de acciones formativas por parte del Instituto Vasco de Administración Pública, ha ocasionado la necesidad de modificar el fichero «Cursos de formación y perfeccionamiento organizados por el Instituto Vasco de Administración Pública». Por otra parte, el IVAP ha solicitado la modificación de dicho fichero, a fin de incluir en el apartado correspondiente a las cesiones de datos las administraciones públicas e instituciones en las que dichas prácticas han de realizarse. Asimismo, dicho organismo ha solicitado la inclusión en dicho fichero de datos relativos a la concesión de una beca o ayuda para la realización de cursos, como son el expediente académico, la situación económica y la declaración de la renta. Así, será preciso modificar la denominación del citado fichero, su estructura básica, la finalidad y usos previstos, las...
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