Instrucción de 26 de mayo de 1999, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre presentación de las cuentas anuales en los Registros Mercantiles mediante soporte informático y sobre recuperación de sus archivos.
| Fecha de Entrada en Vigor | 11 de Junio de 1999 |
| Marginal | BOE-A-1999-12908 |
| Sección | I - Disposiciones Generales |
| Emisor | Ministerio de Justicia |
| Rango de Ley | Instrucción |
Dentro del conjunto de normas que los distintos Ministerios, de forma coordinada, están promoviendo y aprobando para simplificar la creación y funcionamiento de las pequeñas y medianas empresas, se incardinan aquellas que, mediante la imposición de nuevas obligaciones a los Registradores, potencian una mayor eficiencia jurídica y económica de nuestro sistema. En particular, la incorporación de la nueva tecnología de las comunicaciones: la formación de bases de datos homogéneas ?introduciendo en ellas los correspondientes a todas las fincas preexistentes, una por una, y a partir de 1950?; la necesidad de informar o asesorar a los interesados sobre los aspectos registrales de los hechos, actos o contratos inscribibles, según los fines lícitos que se propongan; la coordinación con el Catastro, así como la incorporación de bases gráficas y la posibilidad de solicitar la información registral o publicidad formal a través de cualquier Registrador de España, bajo el principio de libre elección y concurrencia. Todo ello supone un gran esfuerzo organizativo y económico, pues se produce sin incremento de los derechos arancelarios, antes bien lo contrario.
En este marco, y con referencia a las pequeñas y medianas empresas, se enmarca la presente disposición, con arreglo a las siguientes consideraciones:
I.?El artículo 366.2 del Reglamento del Registro Mercantil confiere a la Dirección General la facultad de autorizar que el depósito de las cuentas anuales se efectúe mediante soporte informático. Este sistema tiene sus precedentes en las Órdenes del Ministerio de Justicia de 14 de enero de 1994, 14 de junio de 1995 y 30 de abril de 1999, referidas a los modelos obligatorios de presentación de las cuentas anuales en los Registros Mercantiles y del documento informativo de las sociedades anónimas en relación a los negocios realizados sobre sus propias acciones, si bien quedando subordinado a la existencia en los distintos Registros Mercantiles de los indispensables soportes informáticos que permitiesen acceder a la información contenida en el modelo informatizado.
La inusitada celeridad con que se desarrollan los sistemas telemáticos y el hecho de contar con medios técnicos que garantizan de forma indubitada el contenido de los modelos de depósito de cuentas anuales informatizados, así como la existencia de soportes informáticos adecuados a ésta y otras finalidades en todos los Registros Mercantiles, hacen aconsejable, en aras del principio de seguridad jurídica, la generación de un modelo informático de presentación de las cuentas anuales que responda a los principios de autenticidad e inalterabilidad de los documentos depositados, mediante la correcta encriptación del mismo. Con ello se consigue dotar de fiabilidad al soporte informático, que redunda en beneficio de los empresarios depositantes y, en definitiva, del tráfico mercantil.
Mediante la admisión de la presentación de cuentas anuales en soporte informático se obtiene una serie de ventajas para los depositantes, ya que permite:
a)?Una mayor facilidad en la obtención de los datos contables que deben depositarse al poder ser importados por los interesados directamente de sus respectivos programas de contabilidad.
b)?Una mayor fiabilidad en la elaboración de los impresos normalizados de cuentas que deben depositarse al incorporar una serie de controles aritmético-contables que advierten a los interesados de las posibles incorrecciones y como consecuencia se logra una reducción de los errores y defectos que dan lugar a la suspensión de los depósitos de cuentas.
c)?La posibilidad de dar publicidad de los depósitos efectuados más rápidamente.
Todo ello sin merma del valor y eficacia de los asientos registrales, dadas las técnicas de encriptación a que se someten los datos presentados que hacen que cualquier variación en los mismos determine una modificación en el algoritmo resultante, lo que supone que sea inviable una alteración de las cuentas depositadas.
II.?Por otra parte es necesario, para conseguir una formalidad externa uniforme de los modelos de cuentas, estén o no presentados mediante soporte informático, que se apruebe un modelo de solitud que con carácter obligatorio habrá de presentarse al tiempo de las cuentas anuales ?artículo 366.1 del Reglamento del Registro Mercantil? y que incorpore un sistema de código de barras que facilite la gestión del documento y una incorporación más rápida y fiable de los datos mediante un tratamiento informático.
III.?Finalmente, la disposición adicional única del Real Decreto 1867/1998, de 4 de septiembre, ha modificado el artículo 12 del Reglamento del Registro Mercantil, introduciendo los apartados 4 a 8, en los que se ordena a los Registradores provinciales que formen una base de datos a efectos de publicidad y consulta por redes telemáticas, que deberá estar coordinada con las bases de datos de los Registradores mercantiles centrales. Es conveniente, en consecuencia, para facilitar el cumplimiento de la norma reglamentaria, que por este centro directivo se determinen cuáles son los plazos de recuperación del Archivo de los Registradores provinciales, de forma similar a como se hizo con relación a los Registradores de la Propiedad a través de la Instrucción de 29 de octubre de 1996.
En consecuencia, vistos los artículos 12 y 366 del Reglamento del Registro Mercantil; las Órdenes del Ministerio de Justicia de 14 de enero de 1994, 14 de junio de 1995 y 30 de abril de 1999, y la Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 29 de octubre de 1996, dispongo:
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?Las cuentas anuales que los empresarios o entidades adscritas y los sujetos o entidades no inscritas obligadas a ello y que deben ser depositadas en los Registros Mercantiles con arreglo a los modelos oficiales pueden ser presentadas, bien en soporte papel, conforme a las normas generales, bien por medios informáticos, en la forma que se determina en esta disposición.
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?El Registrador mercantil informará a los interesados acerca de la posibilidad de presentación de las cuentas anuales mediante soporte informático de disco de 3,5 pulgadas y, en su caso, en el soporte o soportes autorizados de entre los habituales en el mercado.
Las cuentas anuales presentadas en soporte informático deberán cumplir los requisitos que, respecto al formato y contenido de los distintos campos, se especifican en el anexo I de...
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