ORDEN FORAL 50/2016, de 10 de junio, de la Consejera de Cultura, Deporte y Juventud, por la que se aprueban instrucciones para la organización y gestión de los archivos de las Entidades Locales de Navarra con población inferior a los 15.000 habitantes.
| Sección | I - Comunidad Foral de Navarra |
| Rango de Ley | Orden foral |
La Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos establece, en su artículo 28, que, por el hecho de formar parte del Sistema Archivístico de Navarra, las Entidades Locales están obligadas a aplicar normas y procedimientos que garanticen el tratamiento adecuado en cuanto a la producción, gestión, organización, conservación y difusión de los documentos generados o recibidos en el ejercicio de sus funciones. Esta obligación es directa para los municipios de más de 15.000 habitantes, es decir, aquellos que la Ley Foral entiende que están en condiciones de organizar por sí mismos su propio servicio de archivo municipal, para los que se reserva un conjunto de funciones y características organizativas específicas (artículo 29), en tanto que establece una asistencia en grado superior por parte del Departamento competente en materia de archivos a las Entidades Locales de población inferior (artículo 30).
Procede, en consecuencia, que el Departamento de Cultura, Deporte y Juventud, en cuanto a competente en materia de archivos, dicte instrucciones al objeto de establecer, con carácter general, las normas y procedimientos técnicos que deben tener en cuenta las Entidades Locales con población inferior a 15.000 habitantes en relación con su responsabilidad respecto a la producción, gestión, organización, conservación y difusión de sus documentos. Para ello, se ha tomado como punto de partida trabajos previos impulsados por la Asociación de Archiveros de Navarra, y en su definición han participado las responsables de los archivos municipales de Pamplona y Tudela junto con las empresas que desarrollan su actividad en el sector.
Por su parte, las Entidades Locales navarras de más de 15.000 habitantes encontrarán en estas instrucciones las referencias marco necesarias para establecer sus propias normas y procedimientos, de acuerdo con la obligación que impone la mencionada Ley Foral.
Dado su objeto, las instrucciones se ajustan a las necesidades habituales de las Entidades Locales y concretan al máximo los criterios y las recomendaciones, de manera que se vea facilitada su aplicación práctica.
Estas instrucciones han sido informadas preceptivamente por la Comisión de Archivos y Patrimonio Documental del Consejo Navarro de Cultura en su sesión de 31 de mayo de 2016, de acuerdo con lo establecido en el artículo 9, relativo a las funciones de dicho Consejo, de la Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos.
En virtud de las facultades conferidas por la Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos,
ORDENO:
-
Aprobar las instrucciones para la organización y gestión de los archivos de las Entidades Locales de Navarra con población inferior a los 15.000 habitantes, cuyo texto se incluye como anexo.
-
Trasladar la presente Orden Foral a la Dirección General de Cultura - Institución Príncipe de Viana, al Servicio de Archivos y Patrimonio Documental y a la Secretaría General Técnica.
-
Publicar la presente Orden Foral en el Boletín Oficial de Navarra.
-
Contra la presente Orden Foral cabe interponer recurso de alzada ante el Gobierno de Navarra en el plazo de un mes, a contar desde el día siguiente al de su publicación.
En el caso de Administraciones Públicas, contra esta Orden Foral podrá interponerse recurso contencioso-administrativo, en el plazo de dos meses desde su publicación, ante la Sala de lo Contencioso-Administrativo del Tribunal Superior de Justicia de Navarra, sin perjuicio de poder efectuar requerimiento previo en la forma y el plazo establecidos en el artículo 44 de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa.
Pamplona, 10 de junio de 2016.–La Consejera de Cultura, Deporte y Juventud, Ana Herrera Isasi.
INSTRUCCIONES PARA LA ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES LOCALES DE NAVARRA CON POBLACIÓN INFERIOR A LOS 15.000 HABITANTES
Las presentes instrucciones tienen por objeto permitir la organización y gestión eficiente de los archivos de las Entidades Locales de Navarra, así como asegurar la conservación del patrimonio documental de Navarra a largo plazo.
Estas instrucciones parten de la premisa de que un sistema eficiente de gestión de archivos se inicia en el momento de la creación de los documentos en la oficina, se consolida a lo largo de la tramitación de los expedientes y culmina en la conservación y puesta a disposición de los documentos a la ciudadanía en el Archivo Municipal. Ello se consigue mediante la aplicación de unos requisitos y principios básicos que afectan una serie de cuestiones fundamentales de la gestión de documentos y archivo: Producción de los documentos, organización, descripción y conservación de los expedientes en las oficinas, la decantación de documentos de archivo y de apoyo informativo, la clasificación de los documentos de acuerdo con las funciones desarrolladas por el municipio, la descripción y control de los documentos, la remisión de los documentos al Archivo Municipal, la eliminación de documentos obsoletos sin valor a largo plazo, la gestión del acceso a los documentos, la dotación de instalaciones para el Archivo Municipal y la incidencia de la administración electrónica en los documentos.
Las instrucciones tienen en cuenta la agregación de los documentos en expedientes, que a su vez se organizan en series en función de la tipología de asuntos que aborda la administración municipal en el ejercicio de las competencias que le son propias, sobre la base del procedimiento administrativo.
El Servicio de Archivos y Patrimonio Documental resolverá cualquier duda o comentario sobre la interpretación de estas instrucciones.
-
–Producción de documentos.
Con carácter general, los documentos recibidos o generados a lo largo de la actividad administrativa de la Entidad Local formará parte de un expediente administrativo, tanto en el caso de documentos en soporte papel como electrónico, y serán gestionados por la oficina correspondiente de acuerdo con estas instrucciones.
En el momento de su creación o recepción todos los documentos deben ser clasificados y descritos convenientemente con los datos identificativos, lo que permitirá su control y recuperación posterior. La clasificación de los documentos se realizará desde un inicio, conforme a las series documentales normalizadas recogidas en el Cuadro de Clasificación (apartado 5 de estas instrucciones).
Normalmente, los documentos recibidos a través de los medios admitidos por la ley, deberán ser objeto de asiento en el registro administrativo de la Entidad Local. Los correos electrónicos y otros medios de comunicación como el fax no se consideran habitualmente documentos susceptibles de registro, excepto cuando sean presentados por otra Administración Pública o entidad que tenga establecida esta forma de envío y sean admitidos por la Entidad Local destinataria, conforme al procedimiento administrativo.
-
–Organización, descripción y conservación de expedientes.
Según se desprende del artículo 55 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, que a su vez halla reflejo en el artículo 36 de la Ley 39/2015, de Procedimiento Administrativo, cada acto administrativo “crea” un documento. De la misma forma, no existe acto administrativo si no está formalizado en un documento, bien sea en papel o en soporte digital. Como consecuencia de ello, acto administrativo y documento quedan íntimamente relacionados, sin que sea posible disociarlos.
El Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Interior de las Entidades Locales (artículo 164, párrafo 1) define expediente como “el...
Para continuar leyendo
Solicita tu prueba