La conservación y el borrado certificado de los documentos y expedientes de los archivos municipales
| Autor | Rafael Chust Calero |
| Cargo | Country Manager Delete Technology by Blancco Group Jurista, Cybercriminologist formador Seguridad del CSD y GSI-UNED member by GEMME |
Todo documento electrónico administrativo, generado tiene y debe tener por regulación, una vigencia administrativa, virtual y física, un valor jurídico, y, si así se determina, un valor histórico. La valoración documental consiste precisamente en el estudio y análisis de las características históricas, administrativas, jurídicas, fiscales e informativas de dichos documentos. El Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso, establece en su artículo 15.2 “la necesaria obligación de cumplir los requisitos y procedimiento establecido en la normativa vigente para la eliminación de documentos”.
Dichos requisitos son los mínimos que, por norma general, deben ejercer los archivos municipales; cada uno atendiendo a la regulación del sistema de archivos y los requerimientos específicos de su Comunidad Autónoma.
Cada legislación de archivos autonómica define y estructura las comisiones de valoración que tienen las competencias para determinar el período de conservación de la documentación y de la correcta gestión de los datos que los ciudadanos, no olvidemos, les confíamos. En dichas leyes se hace referencia a las competencias y funciones de los archivos municipales, que se incluyen dentro de los sistemas archivísticos autonómicos.
Los Ayuntamientos, como organismos pertenecientes al sistema archivístico, han de cumplir las disposiciones aprobadas por dichas comisiones que por lo tanto este cumplimiento ha de ir vinculado a la publicidad activa de dichas acciones, guardando trazabilidad de la documentación eliminada y de la normativa afectada (documentado en el registro de eliminación)
De las funciones especificadas en las diferentes normativas, autonómicas, se pueden resumir las siguientes como comunes:
* Aplicar políticas de valoración documental
* Implementar y mantener un sistema de gestión de la documentación.
* Velar por la correcta instalación y funcionamiento de los documentos.
* Conservar y proteger el patrimonio documental.
* Facilitar el acceso a los documentos custodiados, asi como su anonimización o eliminación.
* Borrar certificadamente en primer lugar y en su caso destruir el soporte físico, todo ello con soluciones certificadas por el Centro Criptológico Nacional.
Siendo incomprensible para un país democrático como España la inexistencia de una ley general ...
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