Instrucción de 28 de mayo de 2008, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre funcionamiento y organización de los Registros Civiles delegados a cargo de los Juzgados de Paz y su informatización.
| Marginal | BOE-A-2008-10329 |
| Sección | I - Disposiciones Generales |
| Emisor | Ministerio de Justicia |
| Rango de Ley | Instrucción |
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Proceso de informatización de los Registros Civiles municipales.
El artículo 105 del Reglamento del Registro Civil, redactado por el Real Decreto 1917/1986, de 29 de agosto, habilitó al Ministerio de Justicia para decidir, sin perjuicio de la conservación de los libros, la informatización de los Registros y la expedición de certificaciones por ordenador.
Posteriormente, la Ley Orgánica 7/1992, de 20 de noviembre, teniendo en cuenta el volumen de certificaciones y actuaciones registrales existentes, y partiendo de la idea de que la aplicación a la gestión del Registro Civil de las nuevas técnicas de tratamiento automatizado de datos hacía necesario crear en la Ley del Registro Civil, de 8 de julio de 1957, la base jurídica para superar la forma de documentación tradicional, estableció la previsión legal para proceder a la informatización efectiva del Registro Civil como medio de coadyuvar a hacer realidad su modernización en beneficio de los administrados.
En desarrollo de esta última previsión la Orden del Ministerio de Justicia de 19 de julio de 1999, sobre informatización de los Registros Civiles, fijó el marco jurídico general a que debería ajustarse la organización y funcionamiento de los Registros civiles informatizados, estableciendo las finalidades y objetivos de la informatización, su contenido, sus repercusiones en la citada organización, el modo de llevanza de sus libros, la creación de una base central de datos y la recuperación de los archivos anteriores a la informatización de los Registros civiles.
La ejecución de las previsiones de dicha Orden dio lugar a la elaboración de una aplicación informática especialmente diseñada al efecto, denominada INFOREG, la cual se encuentra en estos momentos implantada y en plena explotación en la mayor parte de los Registros civiles principales, a cargo de Jueces y Magistrados, de España, cuyas funcionalidades principales van dirigidas a permitir la utilización de tratamientos de textos en la redacción de los asientos registrales, el almacenamiento electrónico de los datos, permitir la conexión de los datos sobre una misma persona inscritos en Secciones diferentes de diversos Registros civiles y facilitar la transmisión masiva de datos de utilidad pública a los organismos públicos que tengan interés en ellos, con pleno respeto a los límites legales sobre publicidad restringida, protección de datos personales y al derecho a la intimidad personal y familiar.
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Incorporación de los Registros Civiles delegados al proceso de informatización.
Pero, además de los objetivos anteriores, la Orden de 19 de julio de 1999 fijaba una finalidad adicional consistente en la informatización de los Registros Civiles delegados a cargo de los Juzgados de Paz, a cuyo respecto la disposición adicional segunda de la citada Orden, en su apartado 3, establecía que dicha informatización se haría en función de las disponibilidades presupuestarios, disponiendo que en tales Registros sería «prioritaria la recuperación y llevanza automatizada de los índices y ficheros a que se refieren los artículos 107 y 117 del Reglamento del Registro Civil, así como la dotación a los mismos de telefax u otros medios telemáticos para facilitar la comunicación con los Registros Civiles principales de que dependen».
Sin embargo, esta funcionalidad no estaba incorporada a la aplicación INFOREG antes mencionada en sus primeras versiones, la última aprobada por Resolución de 25 de enero de 2005, de la Dirección General de los Registros y del Notariado. Para cubrir esta laguna el Ministerio de Justicia ha suscrito junto con la Entidad Pública Empresarial Red.es un Convenio marco de Colaboración para la puesta en marcha del programa «Registro Civil en Línea», firmado el 17 de mayo de 2006, que contempla, entre otras actuaciones, un proyecto de digitalización y grabación de los libros manuscritos de los Registros Civiles no sólo principales, sino también de los Registros Civiles delegados, a cargo de los Jueces de Paz. Esta previsión ha sido objeto de específica regulación en virtud de la reciente Orden JUS/1468/2007, de 17 de mayo, sobre impulso a la informatización de los registros civiles y digitalización de sus archivos.
Además, el citado Convenio marco de Colaboración contempla, entre las actuaciones que ha de llevar a cabo el Ministerio de Justicia, las de completar la dotación de equipamiento, conectividad y soporte en la totalidad de los Registros Civiles bien por sí mismo, bien a través de mecanismos de colaboración con las Comunidades Autónomas y la Entidad Pública Red.es. Esta actuación incluye la totalidad de los 7.677 Registros Civiles delegados existentes en España, a cargo de los Jueces de Paz. Ahora bien, esto último implica, a su vez, la necesidad de llevar a cabo las adaptaciones precisas en la aplicación INFOREG, no sólo para facilitar la gestión digital de todas las inscripciones registrales, incluyendo aquellas generadas en el proceso de digitalización y grabación antes mencionado, sino también para adaptar dicho aplicativo a las especiales características de los Registros Civiles delegados y, simultánea y paralelamente, acomodar las reglas generales sobre organización y funcionamiento de dichos Registros, en la forma en que vienen siendo observadas en la práctica registral, no siempre ajustada a la interpretación más correcta del actual Ordenamiento registral, a las necesidades impuestas por el proceso de informatización.
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Configuración orgánica de los Juzgados de Paz como órganos delegados del Registro Civil.
La Ley Orgánica del Poder Judicial dedica sus artículos 99 a 103 a los Jueces de Paz. Ya desde la aprobación del Reglamento 3/1995, de 7 de junio, de los Jueces de Paz, por Acuerdo de la misma fecha del Consejo General del Poder Judicial, aquellos venían siendo considerados como el primer escalón de la estructura judicial del Estado, configurados por la Ley Orgánica como órganos servidos por Jueces legos, no profesionales, que llevan a cabo funciones jurisdiccionales, pero también funciones registrales.
En efecto, la Ley del Registro Civil vigente de 8 de junio de 1957 configura los Juzgados de Paz como Registros Civiles Municipales de carácter secundario y desconcentrados, que actúan, por ministerio legal, por delegación de los Registros Civiles Municipales principales a cargo de los Jueces de Primera Instancia Encargados de su llevanza. Así resulta del párrafo cuarto del artículo 11 de la Ley del Registro Civil, conforme al cual «Los Jueces de Paz, en los Registros Municipales respectivos, actuarán asistidos de los Secretarios, por delegación del Juez municipal o comarcal correspondiente».
El principal elemento de referencia y desarrollo normativo en relación con los Juzgados de Paz como órgano registral delegado viene representado por el artículo 46 del Reglamento del Registro Civil, conforme al cual:
En los Registros municipales, el Juez de Paz actúa por delegación del Encargado y con iguales facultades, salvo en los expedientes.
En su virtud, extenderá las inscripciones dentro del plazo de nacimiento de hijos habidos en matrimonio, las ordinarias de defunción, las de matrimonio en forma religiosa mediante la certificación respectiva, las de matrimonio en forma civil cuyo previo expediente haya instruido y las notas marginales que no sean rectificación o cancelación.
No deberá, sin embargo, extender ningún otro asiento, salvo en casos de urgente necesidad, sin recibir instrucción particular y por escrito del Encargado, solicitada y despachada inmediatamente, la cual será archivada con los demás antecedentes relativos al asiento, reservándose minuta al Encargado.
En todo caso, cumplirá cuantos cometidos reciba del Encargado del Registro.
Las certificaciones, siempre, se expedirán y firmarán conjuntamente por el Juez y el Secretario.
A su vez, el artículo 47 de la Ley del Registro Civil especifica las funciones que a los Jueces de Primera Instancia Encargados de los Registros Civiles principales corresponden en relación con los Registros delegados a cargo de los Jueces de Paz, disponiendo que:
Corresponde a los Jueces de Primera Instancia ilustrar y dirigir a los Jueces de Paz, aclarando sus dudas, corrigiendo sus errores, dándoles las instrucciones necesarias para el desempeño de su cometido y encareciéndoles la máxima diligencia y la consulta en los casos dudosos.
Siempre que lo imponga el servicio, y al menos una vez al año, visitarán los Registros a su cargo para examinar minuciosamente todos los asientos, documentos archivados y diligencias posteriores a la última visita y proveer a lo necesario en orden a su buen funcionamiento. Si en el año o años anteriores no se hubiesen efectuado estas visitas, darán cuenta de ello al Presidente del Tribunal Superior de Justicia.
Del resultado levantarán por duplicado acta minuciosa, uno de cuyos ejemplares entregarán al Juez de Paz; la visita se diligenciará en el Libro de Personal y Oficina y en cada uno de los de inscripciones abiertos.
Este cuadro normativo procede de la reforma llevada a cabo en el Reglamento del Registro Civil en virtud del Real Decreto 1917/1986, de 29 de agosto, que se anticipó a la conversión de los antiguos Juzgados de Distrito que se llevó a cabo el 28 de diciembre de 1989, hasta entonces a cargo de los Registros Civiles, conforme a lo previsto en la disposición transitoria tercera de la Ley Orgánica del Poder Judicial 6/1985, de 1 de julio, en los artículos 27 y 42 de la Ley 38/1988, de 28 de diciembre, de Demarcación y Planta Judicial, en el Real Decreto 122/1989, de 3 de febrero, y en el Acuerdo del Consejo General del Poder Judicial de 3 de noviembre de 1989.
Esta transformación ya fue tenida en cuenta anticipadamente, como se ha indicado, por el Real Decreto 1917/1986, partiendo de la base de que los Registros Civiles municipales estarían a cargo de los Jueces de Primera Instancia y, por delegación de estos, de los Jueces de Paz (cfr. art. 86...
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