Decreto por el cual se regulan los Archivos de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears y de las Entidades que Integran su Sector Público Instrumental (Decreto 99/2010, de 27 de agosto)
| Publicado en | BOIB |
| Ámbito Territorial | Normativa de Baleares |
| Rango | Decreto |
Decreto 99/2010, de 27 de agosto, por el cual se regulan los archivos de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears y de las entidades que integran su sector público instrumental La Ley 15/2006, de 17 de octubre, de archivos y patrimonio documental de las Illes Balears crea el Sistema Archivístico de las Illes Balears, además de definirlo y establecer los principios de actuación y la estructura. Forma parte de este sistema, el Subsistema Archivístico de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, como conjunto de órganos, de archivos y de documentos que se vinculan. Y dentro de este subsistema encontramos el Archivo General de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, adscrito a la Consejería competente en materia de cultura, cuyo funcionamiento, según su artículo 36, se determinará por vía reglamentaria.
Este Decreto se dicta, por lo tanto, de conformidad con la previsión del artículo 36 de la Ley 15/2006 y a la vez responde a la necesidad de dotar de una regulación estable al Archivo General de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears.
Así pues, este Decreto tiene por objeto regular la organización y el funcionamiento del Archivo General de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, los archivos centrales de las consejerías, los archivos de gestión, los archivos de las entidades que integran su sector público instrumental, así como los archivos de los consorcios a los cuales les es de aplicación el ordenamiento autonómico. Y, al mismo tiempo, establecer el sistema general de gestión de la documentación destinada a estos archivos.
Con respecto al ámbito de aplicación, este Decreto, de acuerdo con lo que disponen los artículos 2 y 10 de la Ley 15/2006, se tiene que aplicar a todos los documentos de titularidad pública, en cualquier soporte material, que en el ejercicio de sus funciones, produzcan, reciban o conserven las consejerías de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears; los organismos autónomos y empresas públicas dependientes de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears; las fundaciones, los consorcios y las sociedades mercantiles públicas con participación de diversas administraciones que tengan como régimen jurídico aplicable el autonómico.
Por lo tanto, esta norma, no hace más que seguir la prescripción de la disposición adicional octava de la Ley 3/2003, de 26 de marzo, de régimen jurídico de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, que establece que el sistema de gestión documental de los archivos de la Administración de la comunidad autónoma se tiene que determinar reglamentariamente, y según la cual se entiende este sistema como las actuaciones de planificación, control, uso, conservación, eliminación y transferencia de documentos, con el objetivo de racionalizar y unificar el tratamiento y conseguir una gestión eficaz y rentable.
Es por eso que esta norma tiene como objetivo establecer unas líneas básicas de gestión de estos archivos de acuerdo con los criterios de homogeneidad y coordinación entre las diferentes consejerías.
Asimismo, la gestión de la documentación administrativa tiene que servir para garantizar la calidad y la transparencia de la actuación administrativa como un objetivo ya planteado para la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común. Además, el ingente crecimiento de la documentación administrativa, la conservación indiscriminada que se hace en los archivos administrativos y la permanencia de documentación sin vigencia administrativa, provocan dificultades y disfunciones tanto en el acceso, ya sea interno o externo, a la información que contienen como, en general, en el funcionamiento de la Administración.
Por otra parte, el derecho de acceso de la ciudadanía a los archivos y registros públicos, previsto en el artículo 105 b de la Constitución, y regulado en el artículo 38 de la Ley 3/2003, y en los artículos 35 y 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, como también la incorporación de medios técnicos a la Administración, exigen la implantación de un sistema de gestión integral en materia de archivos que garantice el ejercicio correcto de los derechos de los ciudadanos y el funcionamiento eficaz de la Administración.
Todo eso redunda en los conceptos de seguridad y de transparencia jurídica en las relaciones entre la Administración y la ciudadanía. Sin olvidar que de acuerdo con el artículo 1.4 de la Ley 15/2006, las administraciones públicas tienen que promover de una manera activa el uso de las nuevas tecnologías en el tratamiento de los archivos y documentos, como herramientas para mejorar la gestión, la conservación, el servicio y la difusión. En este sentido hay que tener presente las novedades en el sistema de relaciones con la Administración que ha supuesto la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, y en especial el capítulo IV que tiene por título De los documentos y los archivos electrónicos.
El denominado, Archivo Administrativo del Gobierno Balear fue creado y regulado, de manera concisa, por el Decreto 14/1987, de 5 de marzo. Desde aquella fecha se han producido importantes transformaciones dentro del ámbito de la Administración, así como la entrada en vigor de la Ley 15/2006, mencionada antes, circunstancias que hacen necesario actualizar la organización del Subsistema Archivístico de esta Administración, así como aprobar una regulación que permita atender las obligaciones archivísticas actuales establecidas en la normativa. Esta regulación tiene que determinar la estructura de los archivos de las consejerías de la Administración de la comunidad autónoma y homogeneizar el funcionamiento con el objeto de racionalizar el tratamiento archivístico de los fondos documentales administrativos, conseguir así un control riguroso y posibilitar la adaptación a las nuevas tecnologías.
Así pues, esta norma nace con la finalidad de dar respuesta a la necesidad, por una parte, de racionalizar y optimizar el funcionamiento de la Administración aplicando los principios de eficacia y eficiencia administrativa y, por la otra, de garantizar el derecho de acceso de la ciudadanía a los archivos y a los registros públicos.
Vista la habilitación del Gobierno contenida en la disposición final primera y en el artículo 36 de la Ley 15/2006 y de acuerdo con lo que se establece en el artículo 38 y siguientes de la Ley 4/2001, de 14 de marzo, del Gobierno de las Illes Balears, la disposición proyectada tiene que adoptar la forma de decreto y la tramitación se tiene que ajustar al procedimiento que prevé la misma Ley 4/2001 para la elaboración de disposiciones reglamentarias.
Por todo eso, de conformidad con el artículo 19.5 de la Ley 4/2001, a propuesta del consejero de Educación y Cultura, de acuerdo con el Consejo Consultivo, y habiéndolo considerado el Consejo de Gobierno en la sesión de 27 de agosto de 2010.
DECRETO
Este Decreto tiene por objeto:
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Regular la organización y funcionamiento del Archivo General de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears, los archivos centrales de las consejerías, los archivos de gestión y los archivos de las entidades que integran su sector público instrumental, así como los archivos de los consorcios a los cuales es de aplicación el ordenamiento autonómico.
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Establecer el sistema general de gestión de la documentación destinada a estos archivos.
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Este Decreto, de acuerdo con lo que disponen los artículos 2 y 10 de la Ley 15/2006, es de aplicación a todos los documentos de titularidad pública, en cualquier soporte material, que en el ejercicio de sus funciones, producen, reciben o conservan:
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Las consejerías de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears
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Los organismos autónomos y empresas públicas dependientes de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears.
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Las fundaciones, los consorcios y las sociedades mercantiles públicas con participación de diversas administraciones que tengan como régimen jurídico aplicable el autonómico.
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De acuerdo con lo que dispone el artículo 31 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se pueden almacenar por medios electrónicos.
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Las funciones del Archivo General de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears son:
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Recoger, conservar y servir la documentación...
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