El sistema de información de una organización. Necesidad de implicación de la dirección
| Autor | Dr. Julián Miguel Solana Álvarez |
| Páginas | 471-480 |
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El sistema de información (SI) de una organización puede definirse como el conjunto de personas y medios materiales, que permiten que la información se encuentre a disposición de quien la precise, cuando la precise y en el formato establecido.
La ventaja de la definición anterior, frente a otras existentes, es que no exige que se precise de medios materiales basados en las modernas tecnologías de la información y comunicaciones (TIC). Téngase en cuenta que el SI es un elemento imprescindible en cualquier organización1, porque sin él no sería posible la coordinación necesaria entre las personas que la integran, y se tiene noticia de la existencia de organizaciones humanas desde los inicios de la historia.
Al SI se le suele exigir que realice las actividades de captura de datos, su almacenamiento, procesado y distribución de la información resultante (O’Brien & Marakas 2007) a los interesados en el formato especificado.
A continuación se va a analizar brevemente la evolución histórica del SI de una organización (en general) o empresa (en particular), hasta llegar a la situación actual, en la que suele resultar imprescindible el uso de las TIC, si se pretende disponer de un SI eficaz y eficiente.
Una de las principales funciones que debe realizar el SI de una organización es proporcionar la información necesaria a la alta dirección para la adecuada toma de decisiones. Esta información se resume en los resultados de la contabilidad de la empresa, entendidos en sentido amplio, es decir, no sólo el resultado del ejercicio, sino la información contenida en el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y demás estados económicos y financieros que se hayan establecido como relevantes en la organización concreta.
Es por esto por lo que se suele considerar la contabilidad como el primer sistema de información gerencial de la empresa (Sáez Torrecilla y otros 1993),
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de hecho realiza todas las actividades requeridas, captura de datos y alma-cenamiento de información (en los libros diario y mayor), procesamiento (metodología contable) y presentación (estados contables).
Desde la década de los 70 del siglo pasado, se han ido introduciendo sistemas informáticos en las organizaciones, inicialmente para realizar operaciones administrativas concretas como elaboración de nóminas y automatización de la contabilidad. Siempre se comienza la automatización por las operaciones más tediosas, que puedan resultar conflictivas y que sean muy repetitivas, como las que se acaba de citar, con el fin de evitar potenciales conflictos o reducir los problemas habituales al mínimo.
Paralelamente, en el subsistema productivo de las empresas del sector secundario2, especialmente en los talleres mecánicos, empezaron a surgir las máquinas herramientas de control numérico que ‘aprendían’ a repetir las veces que se les indicase el modelo realizado por un profesional, lo que suponía una considerable reducción de costes.
Posteriormente, se desarrollan los denominados sistemas de planificación de recursos de producción (MRP Manufacturing Resources Planning) destinados a automatizar, en empresas del sector secundario, la gestión de almacenes y, por consiguiente, la planificación de suministros. Asimismo permitían facilitar la planificación del propio proceso de producción, estableciendo las secuencias y cantidades de productos y subconjuntos a elaborar.
Estos sistemas se fueron generalizando y extendiendo a toda la organización, dando lugar a los sistemas de planificación de recursos de empresa (ERP Enterprise Resourcse Planning).
Con el fin de tener una informatización total de la empresa y su entorno, es preciso complementar el ERP con un sistema de servicio al cliente (CRM Customer Resource Manager) y otro de gestión de proveedores (SCM Supply Chain Manager); el conjunto debe ser compatible con el fin de que todo opere correctamente. En la actualidad, se suelen denominar ERP-II, ya que incluyen las opciones SCM y CRM.
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Por otra parte, en electrónica, se ha cumplido inexorablemente desde 1965 la ‘Ley de Moore’ (Moore 1965)3, que establece que cada 18 meses se duplica el número de componentes en un circuito integrado, lo que supone una rápida obsolescencia tecnológica de los equipos electrónicos en general y de los sistemas informáticos en particular.
Este hecho ha supuesto un incremento considerable de la capacidad de procesamiento de datos por parte de las máquinas, a la vez que se ha reducido considerablemente...
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