Procesos de Planificación y Presupuestos: Los directores financieros buscan mejoras

Por ejemplo, Andrew Stoneman sabía que se enfrentaba a un gran reto. En abril de 1999 entró en Jonees Lang LaSalle (JLL) como director financiero para Europa, unas semanas después de que Jones Lang Wootton de Estados Unidos y LaSalle Partners de Gran Bretaña -dos firmas de gestión de inversiones y servicios inmobiliarios- ultimaran su fusión transatlántica. A pesar de ello, se llevó una sorpresa cuando comenzó a observar cómo su nuevo equipo financiero efectuaba procesos como la confección de presupuestos.

Adiós a las hojas de cálculo

"Teníamos un gran equipo, pero todo el mundo utilizaba hojas de cálculo", dice de su equipo financiero extendido por 18 países de Europa. No es que Stoneman tengan nada en contra de las hojas de cálculo, pero se imaginaba las semanas -si no meses- que el personal financiero necesitaría para consolidar todas las hojas de cálculo que procedían de los directores de unidades de negocio de toda Europa cada vez que se actualizaba la planificación.

La misión de Stoneman era clara. Necesitaba encontrar una forma de automatizar e integrar los procesos de presupuestos y planificación en JLL. Esto acabaría finalmente con las innumerables horas que se gastaban en procesar los datos en su departamento, liberando al personal para que se concentrara en labores de mayor valor añadido. "Quería que las finanzas no fueran una labor subordinada en el centro de la empresa, liberando al personal financiero de tareas rutinarias de trasiego de números para que comprendieran lo que hay detrás de los números", afirma. A su vez, también pretendía que los jefes de las unidades de negocio tuvieran un acceso más fácil a una información más relevante y más exacta que les permitiera planificar mejor.

Software ad hoc

La solución es un nuevo software de planificación y control preparado para la web de Comshare, que permitirá a los directivos autorizados de JLL conectarse a un sitio web y recabar todo tipo de informaciones, como los resultados actuales de cada departamento comparados con las previsiones, y cifras del año anterior y previstas. Ahora se está formando al personal para que utilice la aplicación de software, cuya instalación y desarrollo cuesta unas 200.000 libras (342.000 euros), para el ciclo presupuestario de 2001.

Sin embargo, Stoneman no estará ahí para recoger los frutos de su labor. Con el proceso de integración ya lanzado en JLL, abandonó la compañía en noviembre de 2000 para convertirse en director de planificación financiera y análisis de Chubb, empresa británica de servicios de valores y equipos que está a punto de segregarse de su compañía matriz, Williams. Sin embargo, tanto con él como sin él, Stoneman confía en que la planificación y la previsión en JLL esté lista para una transformación gracias a las nuevas herramientas de software.

Qué se pretende

Pero el tiempo que llevará semejante transformación es una cuestión discutida. Cientos de directores financieros que se han...

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