El plan de Comunicación interna
| Autor | Carlos Ongallo |
| Páginas | 211-222 |
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Ninguna prueba, ninguna rectificación o desmentido pueden anular el efecto de una comunicación bien hecha.
Hermann von Keyserling.
La comunicación como herramienta de gestión debe cumplir un triple objetivo:
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Trasladar por la vía jerárquica o funcional correspondiente los valores que se quieran potenciar, los objetivos de negocio, área, departamento y puesto a través de la utilización adecuada del estilo de dirección, la dirección por objetivos, la evaluación del desempeño y otra serie de herramientas que se utilizan exitosamente en la actualidad.
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Desarrollar el proceso de negociación interna con los representantes de los empleados y colaboradores de la organización, a base de criterios compartidos sobre retos que se plantean, objetivos, restricciones que en la actualidad puedan dificultar esos objetivos y la mayor o menor necesidad de cambio generado o inducido en la organización.
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Recoger por la vía de retorno (opinión de los responsables, sugerencias, encuestas) el grado de comprensión y compromiso de los miembros en sus diversos segmentos con relación a las diversas políticas de la organización.
Se hace necesario, por tanto, establecer los niveles de compromiso de los miembros de la organización y de la dirección de la misma en lo tocante a la implantación de planes o políticas de comunicación interna para las personas de la organización.
La importancia de un sistema eficiente de comunicación interna lleva a numerosas empresas a realizar diagnósticos o auditorías de sus propios sistemas de comunicación. Esto permite a la organización y a sus miembros: a) Indicar posibles insuficiencia de los canales utilizados. b) Calibrar la credibilidad concedida. c) Determinar los contenidos en los que se demanda mayor información. d) Elaborar planes que mejoren la eficiencia del sistema de comunicación.
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Figura 5.1
Secuencia de planificación de la comunicación interna
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El fin principal del plan de comunicación interna es transmitir los objetivos y valores de la organización a todos sus miembros.
Los objetivos del plan de comunicación interna son los siguientes:
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Potenciar y ordenar el flujo de información, tanto en los canales ascendentes, como en los descendentes y horizontales.
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Sensibilizar a todos los miembros de la organización, en especial a los directivos y niveles intermedios, en el manejo de las herramientas de comunicación.
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Servir como instrumento de apoyo y difusión de las iniciativas de la organización.
A la hora de confeccionar el plan o política de comunicación interna de una empresa, se pueden señalar los siguientes puntos clave:
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Necesidad de una política clara de comunicación. Esta debe ser acordada por la dirección de la empresa u organización, la cual debe estar comprometida. La actitud de la dirección influye en el comportamiento de los demás miembros directivos de la misma.
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Identificación de los interlocutores. El cliente es la alta dirección de la empresa; y los empleados, la audiencia. En cambio, para la compañía, la clientela está constituida por la alta dirección, los mandos intermedios y los empleados.
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Estrategia de comunicación con los empleados y colaboradores. El compromiso adquirido por la dirección general, que se veía al comienzo de este apartado se produce como consecuencia de la necesidad de que la política de comunicación debe abarcar a todo el personal de la empresa.
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Coherencia entre lo que se dice y lo que se hace. Éste es un factor importante en la comunicación con los empleados, ya que si los valores repetidos a través de los canales de comunicación formal no se corresponden con los valores en la práctica, la comunicación con los empleados resultará una pérdida de tiempo.
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Correspondencia entre la línea jerárquica y la responsabilidad de informar a los miembros de la organización. La fuente de información preferida por los empleados suele ser el superior jerárquico.
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La atención que se presta a los métodos o sistemas de comunicación. La forma no debe hacer olvidar el contenido de la información. La información debe ser de temas relevantes, un elemento muy importante es que en el análisis previo, los mismos trabajadores identifiquen o expresen los temas sobre los que quieren ser informados. La información debe facilitarse de forma que sea fácil de entender por los trabajadores, en caso contrario, éstos no prestarán atención a dicha información.
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Los canales de comunicación. Los planes de comunicación deben utilizar canales múltiples, aunque se debe hacer un especial énfasis en la comunicación personal “cara a cara” por el mando responsable en la línea y su grupo de trabajo.
El plan debe llevarse a cabo de manera controlada, y siempre con grandes dosis de información, para que los miembros de la organización conozcan perfectamente la situación a la que se enfrentan y las medidas que la organización va a llevar a cabo.
Tras la fase de elaboración, el proceso vuelve a comenzar. De este modo, el canal de comunicación siempre estará abierto y será posible advertir en todo momento las oportunidades o amenazas que el mercado plantee.
A la hora de establecer cualquier estrategia en materia de comunicación se ha de pasar por:
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Asignar la responsabilidad de la comunicación.
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Definir la política de comunicación y desarrollar la cultura comunicativa en el seno de la organización como instrumento de gestión empresarial.
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Identificar los destinatarios y establecer si es necesario prioridades.
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Diseñar los canales y herramientas de comunicación.
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Establecer y dotar a la unidad de comunicación (departamento, área, equipo) de los medios necesarios.
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Fijar objetivos anuales y...
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