Obligaciones formales y registrales

Autor1. Carlos Marín Lama - 2.Josep Estradé Marín - 3.Carlos García Inocencio - 4.Joan Pallerola Comamala - 5.Albert Mª Ducable Guerrero
Cargo del Autor1.Abogado.Profesor de la Universidad de Barcelona. Responsable de contenidos de Planificación Jurídica - Centro de Documentación. - 2.Economista y Consultor de la UOC.- 3.Inspector de Hacienda.- 4.Licenciado en Económicas. Director Financiero de IPSI, SA. Profesor de la UPC.- 5.Abogado. Asesor Fiscal. Juristes i Economistes Associats.
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5.1. Introducción

La Ley establece para los empresarios, cualquiera que sea su forma, individual o societaria, la obligación genérica de llevanza de la contabilidad conforme a lo previsto en el Código de Comercio y con lo establecido en las normas por las que se rigen. Asimismo, los empresarios deben aplicar obligatoriamente lo previsto en el Plan General de Contabilidad (PGC), aprobado por el Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad, y en el caso de la pequeñas y medianas empresas el Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas y los criterios contables específicos para Microempresas.

Asimismo, la Norma fiscal obliga a la llevanza de otros libros, que en el caso de los contribuyentes (sean personas físicas o jurídicas) que esté obligados a hacer declaración del IVA de sus operaciones: deberán llevar detalle de dichas operaciones, tanto de las que se refieren al IVA que soportan como de las del IVA que repercuten.

Por último, señalar la obligación para toda entidad matriculada en el Registro Mercantil (optativo para las personas físicas empresarias, que no tienen la obligación de estar matriculados) de presentar las Cuentas Anuales, cada año.

Las personas físicas pueden actuar por sí solas, como empresarios, o agrupadas en forma de sociedad mercantil (que sí tiene personalidad jurídica). Cuando dos o más personas físicas se agrupan para llevar a cabo una actividad de contenido económico (como es el caso de las Herencias yacentes, las Comunidades de bienes y las Sociedades Civiles, éstas sin personalidad jurídica, si bien el lazo que las une puede ser un contrato privado o público, verbal o escrito), tendrán personalidad tributaria propia según establece la LGT (art. 35.4), sin menos cabo de las obligaciones fiscales que tendrán sus componentes. En este caso, estos tipos de entidades tendrán que calcular la renta de acuerdo con lo previsto en la normativa del Impuesto sobre Sociedades; y la base imponible la determinarán por el método de estimación directa, salvo que desarrollen una actividad de entre las contempladas con opción para hacerlo por el sistema de estimación objetiva, y subsidiariamente, por el de estimación indirecta.

Cuando el método deba ser el de estimación directa el resultado contable vendrá determinado de acuerdo con las normas previstas en el Código de Comercio y el Plan contable que les sea de aplicación, si bien no será preceptiva la diligenciación de los libros contables en el Registro Mercantil, ni la confección de las Cuentas Anuales. No obstante, si son declarantes del IVA, sí deberán llevar los libros-registro de este impuesto según sus normas de desarrollo.

Desde el 25 de diciembre de 2.002 las entidades sin fines lucrativos reguladas por la Ley 49/2002, que obtengan rentas de explotaciones económicas no exentas del Impuesto sobre Sociedades, tienen las obligaciones contables previstas por este impuesto, debiendo llevar su contabilidad de modo que permita identificar los ingresos y gastos correspondientes a las explotaciones económicas no exentas (art. 11, Ley 49/2002).

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EL LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES, se abre con el balance inicial detallado de la empresa y en él se deben de transcribir, con una periodicidad cuando menos trimestral, los balances de comprobación, con sumas y saldos. Finalmente, se transcribirá el Inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales (Balance de situación, Cuenta de resultados, Estados de cambio en el patrimonio neto, Estado de flujos de efectivo y la Memoria, todo este conjunto formará una unidad en el mismo libro, en varios tomos si fuera preciso).

EL DIARIO, que registra día a día todas las operaciones de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes.

EL LIBRO DE ACTAS, donde se transcribirán las actas de la Junta General de socios y, en su caso, las del Consejo de Administración. Puede llevarse un único libro o uno por cada órgano colegiado de la sociedad.

EL LIBRO REGISTRO DE ACCIONES NOMINATIVAS, en el caso de sociedades anónimas, comanditaria por acciones y anónimas laborales, y el LIBRO REGISTRO DE SOCIOS, en el caso de sociedades de responsabilidad limitada.

EL LIBRO REGISTRO DE CONTRATOS celebrados entre el socio único y la sociedad, en el caso de sociedades unipersonales de responsabilidad limitada.

Asimismo, en el caso de las Cooperativas, la Ley de 16 julio 1999 (Ley 27/99, de Cooperativas) establece la obligación de llevar un LIBRO REGISTRO DE APORTACIONES AL CAPITAL.

5.2. Los libros de contabilidad
5.2.1. Libros obligatorios

Por otra parte, existen otros libros obligatorios establecidos por el propio Código de Comercio y otras Leyes especiales, que las sociedades mercantiles tienen también obligación de llevar, que sin ser instrumentos de contabilidad, se conocen como libros societarios. Tales libros son: Existen otros libros llamados auxiliares de la contabilidad, como el libro de mayor, que si bien no son obligatorios, son llevados habitualmente por los obligados al Plan Contable; y otros libros de naturaleza fiscal, ya comentados anteriormente como son los del IVA.

A Requisitos de llevanza de los libros obligatorios

El Código de Comercio, en el art. 29, habilita para que la llevanza material de los libros se haga por cualquier procedimiento idóneo (manual o informático) siempre que sea con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, ni interpolaciones, ni tachaduras, ni raspaduras, que deberán salvarse a continuación e inmediatamente que se adviertan los errores u omisiones padecidos en las anotaciones contables. Todos los libros oficiales mencionados con anterioridad (tanto los libros de contabilidad como los libros societarios) deberán ser legalizados por el Registro Mercantil del lugar donde el empresario tenga su domicilio social, con anterioridad a su utilización, en el caso de llevanza manual. La legalización de los libros consiste en poner: 1) En el primer folio de cada uno, una diligencia de los que tiene el Libro, y 2) En todas las hojas, el sello del registro. Esta legalización de los libros de llevanza manual es única al inicio de la actividad empresarial y sólo deberán legalizarse nuevos libros cuando se hayan acabado los anteriores. En caso de cambio de domicilio, tendrá pleno valor la legalización efectuada por el registro de origen.

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El art. 27 del Código de Comercio contempla la posibilidad de la llevanza del Libro de Inventarios y de Cuentas Anuales, y del Libro Diario de forma informatizada: una vez finalizado el ejercicio social, se listarán todos los asientos, se numerarán las hojas y se encuadernarán para ser presentadas en el Registro Mercantil para su legalización. También puede legalizarse directamente el soporte magnético.

Cabe, asimismo, llevar por sistema informatizado el libro registro de acciones nominativas de las sociedades anónimas y en comandita, y el libro registro de socios de las sociedades de responsabilidad limitada.

Por lo que respecta al libro de actas cabe su llevanza de forma manual, mediante libros encuadernados y legalizados previamente, o mediante la legalización previa a su utilización de hojas sueltas en blanco, en cuyo caso deberán presentarse debidamente numeradas.

En el caso de las fundaciones, asociaciones, cooperativas, etc., también deben llevar a cabo la legalización de estos libros (bien en el Registro mercantil, bien en el organismo correspondiente de la Comunidad Autónoma a la que pertenezcan), aún sin tener la condición legal de empresarios (DGRN Instrucción 26- 06-1996).

B Conservación de los libros

Los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a la...

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