Gómez Gómez, Margarita: Forma y expedición del documento en la Secretaría de Estado y del Despacho de Indias, presentación de Manuel Romero Tallafigo, Secretariado de Publicaciones de la Universidad de Sevilla, Sevilla, 1993, 384 pp.
| Autor | José María Vallejo García-Hevia |
| Páginas | 626-640 |
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Es esta tesis de doctorado de la profesora Margarita Gómez, del Departamento de Paleografía y Diplomática de la Universidad de Sevilla, un ejemplo aleccionador de lo que debe ser un estudio interdisciplinar en el que la obra procede de una sola mano y de un único autor, una rara avis de nuestra investigación universitaria, pese a tantos buenos deseos formulados, pero, por lo común, incumplidos. Experta conocedora del Archivo General de Indias, como lo demuestran varios artículos y monografías ya publicados1, la profesora Gómez, mediante un estudio de Diplomática ceñido al análisis de la documentación conservada en el repositorio sevillano, atinente a uno de los principales órganos constitutivos del régimen ministerial español en el siglo XVIII, ha recreado auténtica y verdadera historia institucional. Superando el mero análisis de los caracteres internos y externos de los documentos, con preferencia medievales y de naturaleza estrictamente jurídica, siguiendo así un criterio metodológico y conceptual de su disciplina que combate expresamente tal reduccionismo (pp. 21-24), la autora ha esclarecido los pormenores de la organización y del funcionamiento de una institución político-administrativa fundamental de nuestro pasado histórico: la Secretaría de Estado y del Despacho de Indias.
Desde las primeras líneas de la introducción se nos informa que el objeto del trabajo ha sido el de ofrecer «un estudio sobre la naturaleza, caracteres y problemática que plantea el proceso de elaboración y formalización documental en una institución concreta», ya mencionada, a lo largo del siglo XVIII. Se trata de constatarPage 627 -se añade- la existencia o carencia de un sistema de gestión, tramitación o forma-lización documental organizado y racional, tanto en la distribución del trabajo como en el establecimiento de una serie de cautelas administrativas que garantizaran la autoridad del proceso de documentación. Los ricos fondos archivísticos conservados en la Edad Moderna aconsejan al diplomatista que centre su investigación en el análisis de los mecanismos administrativos que han asegurado la producción y conservación de los documentos existentes, prefiriendo este objetivo al examen exhaustivo, insuficiente en sí mismo, y en cierta medida estéril, de sus caracteres formales particulares. De este modo resulta posible un mejor conocimiento interno de la institución que elabora y expide documentos, de su organización burocrática y administrativa, de lo que para la Diplomática actual constituye el «contexto documental», y para la Historia del Derecho y de las Instituciones uno de sus objetos primarios de estudio e investigación.
Está dividida la obra que nos ocupa en cuatro extensos capítulos. En el primero (pp. 29-59) se proporciona una síntesis de la evolución institucional de la Secretaría de Estado y del Despacho Universal de Indias (1714-1790), con breves referencias a las sucesivas reformas introducidas en sus atribuciones y competencias. El capítulo segundo (pp. 61-123) se centra en la estructura organizativa de la Secretaría, y en el régimen interno de funcionamiento del personal (secretario, oficiales, escribientes, archivero, porteros, mozos y barrenderos) que tenía adscrito para el desempeño de las tareas encomendadas. En el tercero (pp. 125-188) se analiza el procedimiento de elaboración y de formalización burocrática de la documentación expedida por la Secretaría, con distinción de las diversas fases textuales mediante las que se tramitaban los expedientes: iniciación, instrucción, tramitación propiamente dicha, despacho o resolución, escrituración y expedición. Dada la carencia de instrucciones u ordenanzas expresas que detallaran las funciones y cometidos asignados a cada miembro de la institución, así como el método específico de trabajo, la profesora Gómez ha acudido a los llamados repartimientos de negociados, que el titular de la Secretaría redactaba para distribuir los diferentes asuntos entre los oficiales y subordinados de la oficina, así como a los avisos y resoluciones particulares con los que los superiores normalizaban y respaldaban usos burocráticos consolidados, junto al examen directo de los expedientes conservados en varias secciones del archivo hispalense, y los testimonios literarios indirectos proporcionados por juristas, oficiales y secretarios de la época. El capítulo cuarto y último (pp. 189-264), el de contenido más estrictamente diplomático, explana los caracteres formales y materiales (estilos de redacción, fórmulas y usos de cancillería, formularios) de los diversos tipos documentales (Real Provisión, Real Cédula, Real Decreto, entre los expedidos con suscripción regia; Real Orden, Provisiones ministeriales, Oficios, entre los suscritos por el secretario de Estado y del Despacho) en los que se articulaban las resoluciones y decisiones emanadas de la Secretaría, a la vista de los múltiples negocios en ella tramitados. Concluye la obra con una relación de la bibliografía utilizada (pp. 269-287) y un apéndice documental (pp. 289-384), en el que se reproducen en facsímil algunos tipos de documentos, tales como un repartimiento o distribución de negociados, de 26 de junio de 1763, varios extractos generales de expedientes (1778-1787, 1789-1791), un extracto en esquela sin datación, diferentes minutas de Reales Órdenes, también con anotaciones de los oficiales de la Secretaría, formularios impresos y en borrador, ejemplares de Reales Provisiones, Cédulas y Decretos, etcétera.Page 628
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El capítulo destinado a repasar la evolución institucional de la Secretaría del Despacho de Indias en el siglo XVIII es claramente deudor, y así lo reconoce con insistencia, y con encomiable honradez, la profesora Gómez, de los estudios ya clásicos de José Antonio Escudero 2y de Gildas Bemard 3. En un primer apartado se expone brevemente el origen y desarrollo de la Secretaría del Despacho Universal desde el reinado de Felipe IV (1621), tratando a continuación de la génesis y consolidación de un departamento específico para los negocios de Indias (Real Decreto de 30 de noviembre de 1714), en un principio compartido con los de Marina. Tras la supresión de la Secretaría de Estado y del Despacho de Marina e Indias el 28 de abril de 1715, los asuntos de este ministerio dúplice fueron disociados y repartidos entre los titulares de Justicia, Guerra y, primero, de la Intendencia Universal de Hacienda, después (Real Decreto de 2 de abril de 1717) del secretario de Justicia, Gobierno Político y Hacienda que sustituyó al intendente universal. Mediante Reales Decretos de 20 de enero y de 11 de septiembre de 1717 fueron delimitadas las competencias propias de la vía reservada y de la vía del Consejo de Indias, confiando a aquélla «todo lo gubernativo, económico y providencial», esto es, la elaboración y despacho de las cédulas y órdenes de gobierno y, más específicamente, «todo lo que mira directa o indirectamente al manejo de mi Real Hacienda, Guerra, Comercio y Navegación de aquellos y estos Reynos, provisiones de empleos y cargos, órdenes respectivas a estas tres clases y sus incidencias y dependencias» (p. 37); al Real Consejo de Indias correspondía exclusivamente el conocimiento de las causas contenciosas y de los negocios de mera justicia de los asuntos del Regio Patronato y lo referente al gobierno municipal de las Indias. De forma harto significativa, la última de las disposiciones mencionadas, confirmada al poco tiempo (Real Decreto de 22 de noviembre de 1717), disponía que cuando fuere expedida alguna orden por la vía reservada, cualquiera que fuese la materia de la que tratase, se habría de observar «con la mayor exactitud y puntualidad, no obstante el estilo introducido de que no se huviesse de efectuar nada que no fuese pasado por el Consejo» (Recopilación de las Leyes de Indias, II, 1, ley 23, que quedaba así implícitamente derogada).
En diciembre de 1720, o quizá antes, en 1719 (Real Orden de 7 de diciembre; p. 39, nota núm. 43) los negocios de ultramar quedaron centralizados en una Secretaría titulada de Guerra, Marina e Indias, mientras lo eclesiástico de Indias seguía corriendo por cuenta de la Secretaría de Justicia y Gobierno Político. Esta situación se mantuvo hasta enero de 1721, año en el que el departamento de Guerra, Marina e Indias fue dividido en dos: uno encargado de gestionar los asuntos de Guerra, y otro los de Indias y Marina, bajo diferentes titulares, a excepción hecha de los negocios eclesiásticos, que siguieron dependiendo de la Secretaría de Estado de JusticiaPage 629 y Gobierno Político. Con este cambio, restablecido el Despacho de Indias y adscrito al de Marina, el régimen ministerial de la monarquía quedó consolidado hasta 1754 en cinco Secretarías estables: Estado, Guerra, Marina e Indias, Justicia y Gobierno Político, y Hacienda. En dicho año de 1754, un Real Decreto, de 26 de agosto, especificó las competencias atribuidas a una Secretaría de Estado y del Despacho de Indias independizada de la de Marina, diversificación institucional que se mantuvo inalterable hasta que otro Real Decreto, de 8 de julio de 1787, separó en dos ministerios diferentes el que durante treinta y tres años había sobrevivido como un organismo único: Gracia y Justicia de Indias, y Hacienda, Guerra, Comercio y Navegación de Indias. La reforma institucional se justificó por el peso abrumador de los negocios que corrían por el Ministerio de Indias, pero las dificultades operativas del deslinde de competencias entre ambas Secretarías de Ultramar explican la definitiva supresión (Real Decreto de 25 de abril de 1790) del Despacho de Indias como Secretaría o Secretarías independientes, y la agregación de sus negocios a las distintas Secretarías de España, cuyas peculiares vicisitudes se pormenorizan en las pp. 56-59. En la mayoría de las Secretarías de Estado y del Despacho peninsulares fueron creados departamentos de Indias con competencias específicas, con oficiales que conservaron sus...
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