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Libros del registro civil. Información del registro civil II

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AutorMaría Linacero de la Fuente

  1. LEGAJOS

    1. CONCEPTO

      El legajo se define como un conjunto de documentos, agrupados por la homogeneidad de su contenido, y unidos entre sí por atadura «ligatum», o inclusión en cajas archivadoras o en carpetas.

      En los legajos se archivan ordenadamente todos los documentos que hayan de surtir efectos en el Registro, y que no se incorporen al mismo (por ejemplo, el legajo de la Sección de Nacimientos comprende los antecedentes documentales de la inscripción de nacimiento como son la hoja declaratoria y el parte del facultativo).

    2. CLASES

      De acuerdo con lo prevenido en los artículos 45 de la Ley del Registro Civil y 98, 121 y 290 del Reglamento del Registro Civil, existen trece tipos de legajos:

      Un orden de legajos por cada una de las cuatro secciones del Registro Civil:

      1. Legajo de la Sección de Nacimientos.

      2. Legajo de la Sección de Matrimonios.

      3. Legajo de la Sección de Defunciones.

      4. Legajo de la Sección de Tutelas y demás representaciones legales.

      5. Legajo de asientos marginales de cualquiera de las secciones (inscripciones, indicaciones, anotaciones y cancelaciones).

      6. Legajo de notas marginales.

      7. Legajo de Personal y Oficina.

      8. Legajo de Expedientes.

      9. Legajo de abortos.

      10. Legajo de «otros documentos».

      11. Legajo de cuentas de la tutela (artículo 290 del Reglamento del Registro Civil).

      12. y 13.º El legajo de antecedentes de inscripciones de matrimonios secretos y el relativo a publicaciones de dichos matrimonios en el Registro Central (artículo 121 del Reglamento del Registro Civil).

      La enumeración anterior debe entenderse sin perjuicio de la posible creación de legajos complementarios no previstos por el legislador.

    3. REQUISITOS COMUNES: FORMACIÓN, CONSERVACIÓN, DESGLOSE Y CERTIFICACIÓN DE LEGAJOS

      La legislación registral establece unos requisitos comunes en orden a la formación, conservación, desglose y certificación de legajos, recogidos fundamentalmente en el artículo 116 del Reglamento del Registro Civil, entre los que podemos destacar los siguientes:

      — Los legajos se formarán por orden cronológico, dando número correlativo a cada documento, cualquiera que sea el número de sus folios.

      — Cuando se trate de legajos referentes a asientos, se incorporarán todos los antecedentes documentales que hagan referencia a dicho asiento, tras hacer en cada documento indicación rubricada por el Secretario o por el Encargado, del tomo y página correspondiente a dicho asiento.

      — En los legajos de Expedientes, Otros documentos y Abortos es necesario la incorporación de un índice que facilitará la búsqueda de cualquier documento. — La conservación y custodia de legajos corresponde al propio Encargado conforme al artículo 100 del Reglamento del Registro Civil.

      — Una vez terminadas las actuaciones registrales, podrán los interesados obtener el desglose de documentos públicos archivados en los legajos, debiendo quedar en el legajo el recibo y testimonio bastante, librado de oficio. Los demás documentos sólo podrán desglosarse con carácter temporal y por mandato judicial (Vid. artículo 101 del Reglamento del Registro Civil).

      Como regla general, puede expedirse certificación de todo documento archivado en los legajos si bien con las limitaciones propias del régimen de publicidad restringida (artículo 21 del Reglamento del Registro Civil) (Por ejemplo, es necesaria autorización especial para certificar los documentos archivados en el...

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