Libros obligatorios de las sociedades

AutorManuel Faus
Cargo del AutorNotario

En el ámbito mercantil, la Ley impone la llevanza de determinados libros, como una exigencia legal que afecta a todo empresario y particularmente a toda sociedad, con sus especialidades cuando se trata de una sociedad de capital.

Contenido
  • 1 Libros obligatorios para toda sociedad mercantil
    • 1.1 Libro de inventarios y cuentas anuales
    • 1.2 Libro Diario
    • 1.3 Libro de Actas
    • 1.4 Libros fiscales
  • 2 Libros obligatorios para las sociedades de capital
    • 2.1 Libros propios de la empresa
    • 2.2 Libros especiales de las sociedades de capital
  • 3 Diligenciado y legalización de los libros
  • 4 Forma de llevanza de los libros obligatorios
  • 5 Conservación y pérdida de los libros
  • 6 Valor probatorio
  • 7 Recursos adicionales
    • 7.1 En Formularios
    • 7.2 En doctrina
  • 8 Legislación básica
  • 9 Legislación citada
  • 10 Jurisprudencia y doctrina administrativa citadas
Libros obligatorios para toda sociedad mercantil

Según el artículo 25 del Código de Comercio (CCo), todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las Leyes o disposiciones especiales, un libro de inventarios y cuentas anuales y otro diario. Pero hay más libros.

Los libros obligatorios para todo empresario, y, en consecuencia, para toda sociedad mercantil, son:

  • Libro de inventarios y cuentas anuales, exigencia del CCom.
  • Libro diario, exigencia del CCom.
  • Libro de Actas, exigencia del CCom.
  • Libros fiscales, exigencia de las normas fiscales.

Asimismo, la legislación de Cooperativas establece la obligación de llevar un LIBRO REGISTRO DE APORTACIONES AL CAPITAL (así la Ley (estatal) de 16 julio 1999 de Cooperativas.

Libro de inventarios y cuentas anuales

Se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa.

En este libro se transcribirán:

  • Trimestralmente, los balances de comprobación de sumas y saldos.
  • Anualmente el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.
Libro Diario

Registrará día a día todas las operaciones relativas al ejercicio de la empresa, si bien, será válida, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros registro concordantes de detalle, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate.

La Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización - ley parcialmente modificada por el Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público y que no afecta a lo que se indica-) ha modificado el 28 del Código de Comercio que queda con la siguiente redacción:

2. El Libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al trimestre, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que trate.»
Libro de Actas

Las sociedades mercantiles llevarán también un libro de actas en las que constarán, al menos, todos los acuerdos tomados por las Juntas Generales y Especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de:

  • los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano
  • un resumen de los asuntos debatidos
  • las intervenciones de las que se haya solicitado constancia,
  • los acuerdos adoptados
  • los resultados de las votaciones.
Libros fiscales

Los empresarios o Profesionales, sujetos al Impuesto sobre el Valor Añadido, deberán llevar, en debida forma, los siguientes libros Registros:

  • Libro Registro de facturas emitidas.
  • Libro Registro de facturas recibidas.
  • Libro Registro de bienes de inversión.
  • Libro Registro de determinadas operaciones intracomunitarias.
  • Libro Registro Especial de recibos emitidos por los adquirentes de bienes

Por otra parte, el Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre aprobó el Plan General de Contabilidad al que deben sujetarse lo empresarios.

Hay que advertir que el artículo 25 del Código de Comercio dispone que todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Por otro lado, el artículo 30 añade que los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros.

Pone de relieve la SAP Barcelona 2702/2020, 14 de Diciembre de 2020 [j 1] que el deber legal de diligencia de los administradores comprende el cumplimiento de los deberes impuestos por las leyes y los estatutos, también los referidos a la llevanza de la contabilidad y a la conservación de los documentos contables (art. 225 LSC y su incumplimiento puede dar lugar a la correspondiente acción de responsabilidad (art. 236 LSC de la citada Ley).

Libros obligatorios para las sociedades de capital Libros propios de la empresa
  • Libro de inventarios y cuentas anuales, antes indicado.
  • Libro diario a que también se ha hecho referencia.
  • Libro de Actas. Naturalmente de cada Junta General procede levantar la pertinente Acta; pero ocurre igualmente con las sesiones del Consejo de Administración; el art. 250 de la Ley de Sociedades de Capital (LSC) dispone que las discusiones y acuerdos del consejo de administración se llevarán a un libro de actas, que serán firmadas por el presidente y el secretario.

Ver Acta y certificaciones de acuerdos de la Junta General y del Consejo de Administración

  • Libros fiscales.
Libros especiales de las sociedades de capital

1.- Libro de contratos con el socio único.

Toda sociedad de capital, si es o deviene sociedad unipersonal debe tener el Libro de contratos con el socio único, pues el art. 16 LSC ordena que los contratos celebrados entre el socio único y la sociedad deberán constar por escrito o en la forma documental que exija la ley de acuerdo con su naturaleza, y se transcribirán a un libro-registro de la sociedad que habrá de ser legalizado conforme a lo dispuesto para los libros de actas de las sociedades. En la memoria anual se hará referencia expresa e individualizada a estos contratos, con indicación de su naturaleza y condiciones.

2.- Libro de titularidades.

A.- Sociedad limitada:

Libro Registro de socios, regulado en el Capítulo III de la LSC.

En el Libro, además de la titularidad de las participaciones y sus cambios, se anota conforme al art. 109 LSC el embargo de participaciones.

Y se cita al Libro en otros puntos, como:

  • en los aumentos de capital en que la administración, conforme al art. 314 LSC deberá manifestar que la titularidad de las participaciones se ha hecho constar en el Libro-registro de socios.
  • para el envío de determinadas comunicaciones, como la prevista en el art. 305 LSC que para el ejercicio el derecho de preferencia permite a la administración sustituir la publicación del anuncio por una comunicación escrita a cada uno de los socios y, en su caso, a los usufructuarios inscritos en el Libro registro de socios

Puede verse Libro Registro de socios

B.- Sociedad anónima:

Libro Registro de acciones nominativas, si las hay.

Regula el art. 116 LSC el Libro-registro de acciones nominativas, diciendo que las acciones nominativas figurarán en un libro-registro que llevará la sociedad, en el que se inscribirán las sucesivas transferencias de las acciones, con expresión del nombre, apellidos, razón o denominación social, en su caso, nacionalidad y domicilio de los sucesivos titulares, así como la constitución de derechos reales y otros gravámenes sobre aquellas.

Se hace referencia a este Libro en los siguientes supuestos:

  • Transmisión de acciones: según el art. 120 LSC mientras no se hayan impreso y entregado los títulos, la transmisión de acciones procederá de acuerdo con las normas sobre la cesión de créditos y demás derechos incorporales. Tratándose de acciones...

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