Instrucción de 20 de marzo de 2006, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre prevención del fraude documental en materia de estado civil.
| Marginal | BOE-A-2006-7263 |
| Sección | I - Disposiciones Generales |
| Emisor | Ministerio de Justicia |
| Rango de Ley | Instrucción |
Instrucción de 20 de marzo de 2006, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre prevención del fraude documental en materia de estado civil.
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La Comisión Internacional del Estado Civil (CIEC), organización intergubernamental formada en la actualidad por 16 Estados miembros: Alemania, Austria, Bélgica, Croacia, España, Francia, Grecia, Hungría, Italia, Luxemburgo, Países Bajos, Polonia, Portugal, Reino Unido, Suiza y Turquía, con arreglo a sus instrumentos constitutivos y su Reglamento, se encarga de cuestiones relativas a la condición de las personas, a la familia y a la nacionalidad, y realiza estudios y trabajos con vistas a lograr una armonización de las disposiciones vigentes en la materia en los Estados miembros. Hasta la fecha, la CIEC ha elaborado 31 convenios internacionales y 9 recomendaciones.
La CIEC realiza periódicamente intercambios de información sobre casos de fraude en materia de estado civil y sobre las medidas jurídicas y técnicas adoptadas en cada Estado miembro para luchar contra el fraude. En 1996, tras una reflexión en profundidad sobre el fenómeno del fraude en los documentos del estado civil, se procedió a la redacción de un estudio sobre «El fraude documental en materia de estado civil en los Estados de la CIEC» (publicado en varias lenguas y revistas en 1996 y 1997 y actualizado en diciembre del año 2000). En septiembre de 2003, la CIEC decidió estudiar las medidas que podrían adoptarse a nivel internacional para luchar contra el fraude documental en materia de estado civil, en particular mediante la elaboración de una guía de buenas prácticas. En este contexto general se inscribe la reciente adopción, por unanimidad de todos los países miembros, de la Recomendación (n° 9) relativa a la lucha contra el fraude documental en materia de estado civil por la Asamblea General de dicho Organismo Internacional, en Estrasburgo el 17 de marzo de 2005. El objeto de la presente Instrucción es difundir y dar publicidad a la citada Recomendación y facilitar su cumplimiento en el ámbito de los Registros Civiles españoles.
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Con carácter previo hay que recordar que para poder determinar la eficacia de un documento extranjero en España, se han de analizar la concurrencia de un conjunto de requisitos de dos tipos, de forma y de fondo. Ambos deben ser objeto de consideración separada en la calificación registral. En cuanto a los requisitos de forma presenta particular importancia, en orden a la prevención del fraude documental, el de la legalización, debiendo calificarse con rigor los supuestos en que tal requisito está sujeto a dispensa. Se refiere a este requisito el artículo 88 del Reglamento del Registro Civil, conforme al cual «A salvo lo dispuesto en los Tratados internacionales, requieren legalización los documentos expedidos por funcionario extranjero y los expedidos en campaña o en el curso de un viaje marítimo o aéreo».
En materia de dispensa de legalización hay que destacar la existencia de dos importantes Convenios multilaterales de los que forma parte España.
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En primer lugar el Convenio de la Haya de 5 de Octubre de 1961, aplicable a los documentos públicos que hayan sido autorizados en el territorio de un Estado contratante y deban ser presentados en el territorio de otro Estado contratante. Quedan, no obstante, exceptuados los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares y los documentos administrativos que se refieran directamente a una operación mercantil o aduanera. El artículo segundo de este Convenio aclara que «la legalización... sólo cubrirá la formalidad por la que los agentes diplomáticos o consulares del país en cuyo territorio el documento deba surtir efectos, certifiquen la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre que el documento ostente».
En cuanto al alcance de la dispensa, no supone la eliminación de cualquier formalidad al respecto, sino la sustitución de la compleja legalización de los documentos por vía diplomática (que supone la intervención acumulativa de las autoridades y funcionarios a que se refiere la Instrucción consular número 312 de la Dirección General de Asuntos Consulares del Ministerio de Asuntos Exteriores), por el más sencillo trámite de la «apostilla», la cual supone la certificación de la autenticidad de la firma, de la calidad del signatario y de la identidad del sello por parte exclusivamente de la autoridad competente del propio Estado del que dimane el documento.
La «apostilla» deberá figurar en modelo normalizado sobre el propio documento y debe ser autorizado por la autoridad previamente comunicada por el Estado parte el Convenio, la cual deberá llevar un Registro o inventario de las apostillas por el mismo autorizadas, de forma que la garantía de autenticidad del documento se complementa mediante la atribución a cualquier interesado de la posibilidad de recabar de la autoridad que haya expedido la apostilla comprobación de la concordancia entre la apostilla extendida y las anotaciones del Registro o fichero de apostillas que ha de llevar la propia autoridad.
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En segundo término, y específicamente en relación con los documentos relativos al estado civil de las personas, cabe destacar el Convenio de Atenas de 15 de septiembre de 1977 de la Comisión Internacional del Estado Civil (en vigor para España desde el 1 de mayo de 1981), del que deben subrayarse las siguientes ideas:
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se entiende por «legalización» la formalidad destinada a comprobar la autenticidad de la firma puesta en un documento, la calidad en que ha obrado el firmante del mismo y, en su caso, la identidad del sello que lleve el mismo documento. Vemos, por tanto, que el concepto de legalización se corresponde con el que figura en el Convenio de la Haya de 1961;
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el ámbito de aplicación de este Convenio se refiere a los documentos relativos al estado civil, a la capacidad o a la situación familiar de las personas físicas, a su nacionalidad, domicilio o residencia, cualquiera que sea el uso al que estén destinados, así como los documentos relativos a la celebración del matrimonio o a la formalización de un acto del estado civil;
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la dispensa de legalización no implica la sustitución de la misma por trámite o formalidad alguna. En este sentido el Convenio de Atenas va más allá de lo contemplado en el Convenio de La Haya. Ahora bien, no por ello la dispensa tiene carácter automático y forzoso en todo caso, sino que se establece la previsión de que, no habiendo sido transmitido el documento por vía diplomática o por otra vía oficial, en caso de duda grave relativa a la autenticidad de la firma, a la identidad del sello o a la competencia del firmante, la autoridad a la que se presente procederá a su comprobación a través de la propia autoridad que lo haya expedido. Esta comprobación se facilita tanto por poder reclamarse directamente a través de la autoridad de origen, como por el mecanismo formal previsto al efecto, consistente en una fórmula homogénea, que se adjunta en modelo normalizado como Anexo al propio Convenio.
La dispensa de legalización de las certificaciones de las actas del Registro Civil y otros documentos a que se refiere el mencionado Convenio actúa en el ámbito de los requisitos de forma, permitiendo su consideración de documentos auténticos y conformes con la Ley aplicable a las formalidades y solemnidades documentales establecidas por el país de origen del documento, pero no ampara ninguna presunción de legalidad del contenido del documento o de la realidad de los hechos reflejados en el mismo, cuyo enjuiciamiento y valoración quedan sujetas a la apreciación del funcionario o autoridad española ante la que se pretendan hacer valer los efectos derivados de tales documentos, y cuya apreciación habrá de atenerse a los criterios de la Ley que resulte aplicable al fondo del asunto o materia de que se trate, según los puntos de conexión establecidos en cada caso por el Derecho Internacional Privado. En particular, en materia de estado civil el Derecho Internacional Privado español declara con carácter general como Ley aplicable la ley personal de la persona física a la que se refiera...
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