Expediente administrativo electrónico
| Autor | Alberto Palomar (Magistrado de lo contencioso-administrativo) y Javier Fuertes (Magistrado) |
Nota aclaratoria: La nomenclatura de órganos judiciales se efectúa en consideración a la regla general establecida en la Disposición adicional primera de la Ley Orgánica 1/2025, de 2 de enero, de medidas en materia de eficiencia del Servicio Público de Justicia. Sin embargo, debe tenerse en cuenta la previsión de la Disposición transitoria primera de la misma ley sobre la “Constitución de los Tribunales de Instancia”, en la que se programan tres fases sucesivas de constitución: la primera a fecha 1 de julio de 2025: solo se transforman los partidos judiciales en juzgados mixtos y VIDO, la segunda a 1 de octubre de 2025: se transforman los partidos con jurisdicción separada –primera instancia, instrucción más VIDO- y que no tengan jurisdicciones especiales- y a 31 de diciembre de 2025: el resto, incluidos los Juzgados Centrales de la Audiencia Nacional, en función de la dimensión de los respectivos partidos judiciales no se convierten en Tribunales de Instancia hasta el 31 de diciembre de 2025.
El expediente administrativo electrónico es un conjunto ordenado de documentos y actuaciones en formato electrónico que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa (Cfr.artículo 70 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas).
Contenido
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El artículo 70 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre , del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, establece que el expediente administrativo es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla (apartado 1) y que el expediente administrativo tendrá formato electrónico (apartado 2).
Documento administrativo electrónicoConcepto de documento administrativo electrónicoEl artículo 46 del Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos (aprobado por el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo , ReME ) define documento administrativo electrónico como la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado admitido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y normativa correspondiente, y que haya sido generada, recibida o incorporada por las Administraciones Públicas en el ejercicio de sus funciones sujetas a Derecho administrativo.
Copias auténticas de documentosTéngase en cuenta que conforme a lo dispuesto en el artículo 70.3 de la LPACAP (y 51.2 del ReME ) el tratamiento electrónico permite (siendo admisible) que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrónicos.
Dispone el artículo 27.2 de la LPACAP (previsión reproducida por el artículo 47.1 del ReME ) que tendrán la consideración de copia auténtica de un documento público administrativo o privado las realizadas, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las Administraciones Públicas en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido.
Téngase en cuenta que el artículo 27.1 de la LPACAP establece que las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos administrativos y que las copias auténticas realizadas por una Administración Pública tendrán validez en las restantes Administraciones.
Copias auténticas (que se expedirán siempre a partir de un original o de otra copia auténtica) tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales.
Derecho a obtener copias de los documentos administrativosEl artículo 44.1 de la LRJSP establece que los documentos electrónicos transmitidos en entornos cerrados de comunicaciones establecidos entre Administraciones Públicas, órganos, organismos públicos y entidades de derecho público, serán considerados válidos a efectos de autenticación e identificación de los emisores y receptores en las condiciones establecidas en este artículo.
En los procedimientos administrativos tramitados por medios electrónicos el derecho de los interesados a acceder y a obtener copia de los documentos contenidos en los citados procedimientos reconocido en el a) artículo 53.1 de la LPACAP podrá materializarse, tanto por la puesta a disposición de ese documento como por la entrega de los datos necesarios para su acceso por medios electrónicos adecuados ( artículo 46.2 del ReME ).
Téngase en cuenta que, conforme alo dispuesto en el artículo 49 del ReME , cuando el interesado presente en papel una copia de un documento público administrativo o de un documento privado para incorporarlo a un expediente administrativo, el proceso de digitalización por la Administración Pública generará una copia electrónica que tendrá el mismo valor que la copia presentada en papel.
Como se ha señalado el...
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