Expediente administrativo electrónico
| Autor | Alberto Palomar (Magistrado de lo contencioso-administrativo) y Javier Fuertes (Magistrado) |
El expediente administrativo electrónico es un conjunto ordenado de documentos y actuaciones en formato electrónico que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa (Cfr. artículo 70 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas).
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Contenido
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El artículo 70 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre , del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, establece que el expediente administrativo es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla (apartado 1) y que el expediente administrativo tendrá formato electrónico (apartado 2).
Documento administrativo electrónico Concepto de documento administrativo electrónicoEl artículo 46 del Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos (aprobado por el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo , ReME ) define documento administrativo electrónico como la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado admitido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y normativa correspondiente, y que haya sido generada, recibida o incorporada por las Administraciones Públicas en el ejercicio de sus funciones sujetas a Derecho administrativo.
Copias auténticas de documentosTéngase en cuenta que conforme a lo dispuesto en el artículo 70.3 de la LPACAP (y 51.2 del ReME ) el tratamiento electrónico permite (siendo admisible) que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrónicos.
Dispone el artículo 27.2 de la LPACAP (previsión reproducida por el artículo 47.1 del ReME ) que tendrán la consideración de copia auténtica de un documento público administrativo o privado las realizadas, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las Administraciones Públicas en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido.
Téngase en cuenta que el artículo 27.1 de la LPACAP establece que las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos administrativos y que las copias auténticas realizadas por una Administración Pública tendrán validez en las restantes Administraciones.
Copias auténticas (que se expedirán siempre a partir de un original o de otra copia auténtica) tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales.
Derecho a obtener copias de los documentos administrativosEl artículo 44.1 de la LRJSP establece que los documentos electrónicos transmitidos en entornos cerrados de comunicaciones establecidos entre Administraciones Públicas, órganos, organismos públicos y entidades de derecho público, serán considerados válidos a efectos de autenticación e identificación de los emisores y receptores en las condiciones establecidas en este artículo.
En los procedimientos administrativos tramitados por medios electrónicos el derecho de los interesados a acceder y a obtener copia de los documentos contenidos en los citados procedimientos reconocido en el a) artículo 53.1 de la LPACAP podrá materializarse, tanto por la puesta a disposición de ese documento como por la entrega de los datos necesarios para su acceso por medios electrónicos adecuados ( artículo 46.2 del ReME ).
Téngase en cuenta que, conforme alo dispuesto en el artículo 49 del ReME , cuando el interesado presente en papel una copia de un documento público administrativo o de un documento privado para incorporarlo a un expediente administrativo, el proceso de digitalización por la Administración Pública generará una copia electrónica que tendrá el mismo valor que la copia presentada en papel.
Como se ha señalado el artículo 70 de la LPACAP determina lo que es el expediente administrativo y que y se formarán mediante la agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos.
Por su parte, en el apartado 4 de ese mismo artículo 70 de la LPACAP se establece lo que no es el expediente administrativo al disponer que:
No formará parte del expediente administrativo la información que tenga carácter auxiliar o de apoyo, como la contenida en aplicaciones, ficheros y bases de datos informáticas, notas, borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e informes internos o entre órganos o entidades administrativas, así como los juicios de valor emitidos por las Administraciones Públicas, salvo que se trate de informes, preceptivos y facultativos, solicitados antes de la...
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