Decreto 3/2014, de 17 de enero, por el que se regula el procedimiento de valoración para la conservación o eliminación de los documentos que integran el Patrimonio Documental de La Rioja

SecciónI. Disposiciones Generales
EmisorConsejerÍA de AdministraciÓN PÚBlica y Hacienda
Rango de LeyDecreto

Las Administraciones Públicas y las instituciones en general, generan una importante cantidad de documentos y es necesario crear un sistema de gestión documental que permita el establecimiento de los procedimientos de identificación y valoración necesarios para determinar los criterios de selección y acceso, conducentes a la eliminación o conservación de los documentos y/o series documentales, cualquiera que sea su soporte.

La presente norma pretende desarrollar, por un lado, las previsiones contenidas en el artículo 28 de la Ley 4/1994, de 24 de mayo, de Archivos y Patrimonio Documental de La Rioja, en lo relativo al procedimiento de eliminación de documentos y, por otro, las del artículo 30 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, en lo que respecta a los supuestos y condiciones de la destrucción de documentos emitidos originalmente en soporte papel y de los que se hayan efectuado copias electrónicas.

En el primer caso, el desarrollo de la Ley 4/1994 exige que la eliminación implique la puesta en marcha de un proceso previo de valoración documental que, en el caso de la Administración autonómica se realizará en el seno de las Secretarías Generales Técnicas u órganos asimilables.

La elaboración de las propuestas requiere la intervención activa de los órganos gestores y productores de los documentos susceptibles de archivo en cuanto que poseen el conocimiento preciso para poder determinar los valores primarios ( legal, administrativo, fiscal.... ) que procede asignar a cada serie documental y/o documento. Por otro lado, para determinar los valores secundarios de los documentos (informativos o históricos) podrá contarse con asesores externos.

Esta intervención en el ámbito de la Administración autonómica, tiene su respaldo normativo en el artículo 2.1.3 apartados f) y n) del Decreto 37/2003, de 15 de julio, de atribución de funciones administrativas en desarrollo de la Ley 3/2003, de 3 de marzo de Organización del Sector Público de la Comunidad Autónoma de La Rioja, que atribuye a las Secretarías Generales Técnicas las funciones de gestión del archivo de la consejería hasta la remisión de los documentos al Archivo General de La Rioja, así como la de la organización, gestión y mantenimiento de los fondos bibliográficos y documentales de uso administrativo específico bajo la dirección de la Consejería de Administración Pública y Hacienda.

Precisamente es esta consejería la que, a través de su Secretaría General Técnica, asume la función de dirección y gestión del Archivo General de la Comunidad Autónoma de La Rioja así como la implantación del Archivo electrónico según el artículo el artículo 10.2.2 m) del Decreto 46/2011, de 6 de julio, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Administración Pública y Hacienda y sus funciones en desarrollo de la Ley 3/2003, de 3 de marzo de Organización del Sector Público de la Comunidad Autónoma de La Rioja.

Por lo tanto, vista la responsabilidad de los órganos competentes en la materia debe encauzarse de manera eficaz su actuación. Por ello, la presente norma atribuye a las Secretarías Generales Técnicas de las distintas consejerías u órganos asimilables en los distintos entes que integran el sector público autonómico la obligación de realizar tareas de valoración documental que puedan llevar a la eliminación de los documentos calificados como de conservación no permanente.

Por otra parte, en el segundo caso, decíamos que la presente norma pretendía también desarrollar el artículo 30 de la Ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, que determina que cada Administración Pública podrá establecer las condiciones para la destrucción de los documentos emitidos originalmente en soporte papel de los que se hayan efectuado copias electrónicas. Dicha eliminación no requeriría, con carácter general, un proceso previo de valoración ya que el documento original solamente cambiaría de soporte teniendo la misma validez y autenticidad que el documento de origen en soporte papel. Sólo será necesaria cuando se den las circunstancias que prevé la norma para la conservación del soporte original.

En su virtud, a propuesta de la Consejera de Administración Pública y Hacienda conforme con el Consejo Consultivo de La Rioja y previa deliberación del Consejo de Gobierno, en su reunión del día 17, enero de 2014 acuerda aprobar el siguiente,

DECRETO

CAPÍTULO I
Disposiciones generales Artículos 1 a 14
Artículo 1 Objeto y ámbito de aplicación.
  1. El presente Decreto tiene por objeto regular el procedimiento de valoración para la conservación o eliminación de documentos, cualquiera que sea su soporte, en los términos de la Ley 4/1994 de 24 de mayo, de Archivos y Patrimonio Documental de La Rioja, y para la destrucción de aquellos documentos emitidos originalmente en soporte papel de los que se hayan efectuado copias electrónicas auténticas de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.

  2. Extiende su aplicación a los documentos y series documentales producidos, conservados o reunidos por las instituciones y Administraciones públicas que integran el patrimonio documental de La Rioja en la medida que les resulte de aplicación.

En cuanto a la Administración Pública autonómica, la presente norma será de aplicación al sector público autonómico en los términos del artículo 2 de la Ley 3/2003, de 3 de marzo.

Artículo 2 Objetivos.

Los objetivos primordiales de esta norma son los siguientes:

  1. Evaluar los documentos y/o series documentales que deben conservarse o eliminarse conforme al procedimiento establecido en el presente Decreto

  2. Garantizar la conservación de los documentos de forma que puedan ejercitarse los derechos e...

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