Resolución de 28 de noviembre de 2005, de la Intervención General de la Administración del Estado, por la que se regulan los procedimientos para la tramitación de los documentos contables en soporte fichero.

Fecha de Entrada en Vigor15 de Diciembre de 2005
MarginalBOE-A-2005-20496
SecciónI - Disposiciones Generales
EmisorMinisterio de Economia y Hacienda
Rango de LeyResolución

En la regla 20 «Soporte de las anotaciones contables» de la Instrucción de Contabilidad para la Administración General del Estado, aprobada por la Orden HAC/1300/2002, de 23 de mayo, se establece que el soporte de la información necesaria para el registro de las operaciones en el sistema de información contable, podrá ser bien documentos contables o de captura de datos en soporte papel, o bien soportes electrónicos, informáticos o telemáticos. Para este último supuesto, la Intervención General de la Administración del Estado regulará el tipo de soportes admitidos y la estructura y contenido de la información.

Por otra parte, en el punto 4 de la regla 2 «Documentos contables» de la Instrucción de operatoria contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado, aprobada por Orden Ministerial de 1 de febrero de 1996, según la nueva redacción dada a dicho punto por la disposición adicional segunda de la Orden EHA/777/2005, de 21 de marzo, se faculta a la Intervención General de la Administración del Estado para regular el contenido y procedimiento a seguir en la tramitación de los documentos contables emitidos en soporte fichero, tanto en el caso de tratarse de documentos electrónicos merced a la incorporación de la firma electrónica del responsable competente para la autorización de dichos documentos como en el supuesto de que no la incorporen, con la finalidad de facilitar el registro de los mismos por las oficinas de contabilidad.

De acuerdo con lo anterior, en la presente Resolución se regulan dos nuevos procedimientos para la tramitación de los documentos contables en soporte fichero en el ámbito de la Administración General del Estado: el procedimiento de tramitación de documentos contables electrónicos y el de tramitación de lotes de documentos contables.

En su virtud, la Intervención General de la Administración del Estado ha tenido a bien disponer lo siguiente:

Primero.?Ámbito de aplicación.

Lo dispuesto en la presente Resolución será de aplicación a la Administración General del Estado.

Segundo.?Procedimientos para la tramitación de los documentos contables en soporte fichero.

  1. ?En esta Resolución se regulan los siguientes procedimientos para la tramitación de documentos contables en soporte fichero:

    Tramitación de documentos contables electrónicos.

    Tramitación de lotes de documentos contables.

  2. ?Se entiende por documento contable electrónico el documento único grabado conforme a las mismas especificaciones señaladas en el punto 3 siguiente y firmado electrónicamente según la especificación ETSI TS 101 903.

  3. ?Se entiende por lote de documentos contables el conjunto de los mismos incluidos en un único envío y grabados en un fichero conforme a las especificaciones y formato establecidos en esta Resolución y en el documento sobre especificaciones del procedimiento TELCON, en el portal de la Administración Presupuestaria en Internet (www.igae.minhac.es).

    Tercero.?Requisitos para la tramitación de los documentos contables en soporte fichero.

  4. ?El titular del órgano gestor deberá notificar a la Intervención delegada correspondiente su interés en la utilización de cada uno de los procedimientos regulados en esta Resolución. Al mismo tiempo indicará la unidad o unidades de tramitación a través de las que se articularán dichos procedimientos para el envío de los documentos contables a la Intervención.

    A los efectos de esta Resolución se entenderá por órgano gestor aquel centro directivo o delegación provincial al que corresponda la competencia sobre la aprobación del expediente de gasto. A los mismos efectos de esta Resolución, se entenderá por unidad de tramitación aquel órgano administrativo al que corresponda la tramitación de los expedientes, sin perjuicio de a quien competa su aprobación.

    La Intervención delegada asignará el código o códigos que correspondan a cada unidad de tramitación en función de los órganos gestores para los que tramite documentos contables, bajo la denominación de «Código de origen de envío» (en adelante COE).

    Dicho COE deberá figurar en todos los envíos que realice la correspondiente unidad tramitadora y servirá para identificar la procedencia de los mismos.

  5. ?Será obligatoria la tramitación de documentos contables electrónicos siempre que alguno de los justificantes asociados a dichos documentos sea también electrónico.

    Si no se cumple el requisito indicado en el párrafo anterior, sólo podrán tramitarse opcionalmente documentos contables electrónicos cuando algún otro documento del expediente de gasto haya sido electrónico.

  6. ?La utilización del procedimiento regulado en el apartado Quinto requerirá la autorización de la Intervención General de la Administración del Estado, previa solicitud de la correspondiente Intervención delegada. En dicha solicitud se valorarán las circunstancias organizativas del Departamento o delegación provincial que aconsejen la habilitación de este procedimiento, siempre que lo permitan los recursos y medios asignados a la propia Intervención delegada.

  7. ?No podrá utilizarse el procedimiento de tramitación de lotes de documentos contables en aquellos casos en que el documento contable se utilice también como justificante de la realización del correspondiente acto administrativo de gestión del crédito o de ejecución del gasto.

  8. ?Únicamente se podrán tramitar a través de los procedimientos regulados en esta Resolución aquellos documentos contables que tengan como clave de operación alguna de las que figuran en el anexo I de esta Resolución.

    Los documentos contables que tengan claves de operación que no figuren en dicho anexo I, se continuarán remitiendo en soporte papel según el procedimiento general vigente.

    Cuarto.?Tramitación de documentos contables electrónicos.

  9. ?Los Servicios gestores que quieran tramitar documentos contables electrónicos deberán aplicar el procedimiento que se regula en los puntos siguientes de este apartado.

  10. ?La puesta a disposición de la Intervención delegada de los documentos contables electrónicos se efectuará a través de la aplicación establecida en la letra b) del punto 2 del artículo 13 bis del Real Decreto 2188/1995, por el que se desarrolla el control interno ejercido por la Intervención General de la Administración del Estado, según la redacción dada al mismo por el Real Decreto 686/2005, de 10 de junio.

    Los justificantes asociados a estos documentos contables podrán ser puestos a disposición de la Intervención delegada mediante dos vías:

    Los justificantes electrónicos serán puestos a disposición de la Intervención delegada a través de la misma aplicación señalada en el párrafo anterior, utilizada para el documento contable electrónico.

    Se entiende por justificante electrónico aquel expedido en soporte fichero y firmado electrónicamente según la especificación ETSI TS 101 903.

    Los justificantes en soporte papel serán remitidos a la Intervención delegada acompañados del acuse de recibo generado en la aplicación del párrafo anterior, una vez puesto el expediente a disposición de la Intervención delegada. Este acuse de recibo identificará el expediente con un número asignado por la Intervención delegada (en adelante, N.E.I.).

    A estos efectos, previamente a la remisión de los justificantes en soporte papel se remitirán los justificantes electrónicos a los efectos de obtención del N.E.I.

    Si los justificantes en soporte papel no se recibieran en el plazo de cinco días desde la recepción de los correspondientes documentos contables electrónicos, el responsable de seguimiento de expedientes podrá devolver dichos documentos.

  11. ?La unidad de tramitación deberá poner a disposición de la Intervención delegada, a través de la aplicación indicada en el primer párrafo del punto 2 anterior, un fichero que contenga el documento contable electrónico, de acuerdo con las especificaciones del anexo II de esta Resolución y con las especificaciones del procedimiento TELCON indicado en el punto 3 del apartado Segundo, y, además, ficheros con cada uno de los respectivos justificantes electrónicos. Estos justificantes electrónicos quedarán asociados al documento contable a través del N.E.I.

    Si el documento contable llevara asociados justificantes en soporte papel, la unidad de tramitación deberá remitir, en soporte papel:

    Acuse de recibo generado en la aplicación del primer párrafo del punto 2 anterior, una vez puesto el expediente a disposición de la Intervención delegada, en el que se identificará el COE y el N.E.I. al que corresponden los justificantes.

    Este acuse de recibo contendrá la relación de documentos que forman parte del expediente y el soporte, electrónico o papel, de los mismos, entre los que se encontrarán, por tanto, el documento contable electrónico, identificado a través del Número de Identificación del Documento (en adelante N.I.D.), y los justificantes en soporte electrónico o papel.

    El N.I.D. se asignará por la unidad de tramitación de acuerdo con las especificaciones que para el mismo figuran en el apartado b) del anexo II de esta Resolución.

    Los justificantes en soporte papel correspondientes al documento contable.

  12. ?Para su carga en el sistema de información contable, la oficina de contabilidad obtendrá un fichero que contenga los datos de los documentos contables electrónicos recibidos de las unidades de tramitación, de acuerdo con las especificaciones del anexo II de esta Resolución.

  13. ?Una vez cargado el fichero en el sistema de información contable, la oficina de contabilidad realizará las actuaciones de verificación destinadas a comprobar si...

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