El documento
| Autor | Manuel Villoria Mendieta |
| Cargo del Autor | Universidad Rey Juan Carlos-Instituto Universitario de Investigación Ortega y Gasset |
| Páginas | 75-99 |
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El documento soporte del plan de mejora debe ofrecer la información de una forma concisa y precisa, por lo que debe ser un documento breve en el que el argumento principal se exponga con el menor número posible de palabras. El plan de mejora tiende a seguir una estructura estándar, aunque ésta depende en gran medida de las circunstancias y del contexto en que se redacten.
En la redacción del plan de mejora se debería:
· Dar respuesta a las necesidades de su destinatario/ destinatarios y contestar las posibles preguntas que tenga en mente.
· Adaptar el lenguaje y el tono del plan al nivel de los destinatarios. Algunos lectores tienen un conocimiento profundo del tema; otros pueden ser decisores sin conocimientos especializados o técnicos.
· Cuidar la presentación para dar una buena primera impresión
En el comienzo de la realización de un plan de mejora se debe tener claro el propósito pretendido. Para ello es conveniente planificar el proceso de elaboración del plan mediante: la determinación de su finalidad, la agrupación de ideas que ayuden a dicha finalidad, la selección del material, la decisión sobre la importancia del material para el argumento principal y, finalmente, la estructuración de las ideas.
Para la determinación de la finalidad del informe uno se puede preguntar:
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· ¿Por qué estoy elaborando el plan de mejora
· ¿Qué quiero conseguir
· ¿Quién leerá mi plan
· ¿Qué quiere saber el lector del plan
· ¿Cómo será empleado el plan
· ¿Cuándo debe estar terminado el plan
Posteriormente, una forma de empezar la tarea consiste en agrupar las ideas del plan de mejora en un cuaderno de trabajo. En este ejercicio no es necesario escribir párrafos, ni siquiera frases. Simplemente se debe tener presente cuál es la finalidad del plan y las necesidades y preguntas que el lector pueda tener en mente. De esta forma se concentra uno en lo relevante y no en todo lo que existe sobre un tema determinado.
El proceso de redacción de un plan de mejora debería planificarse para que se redacte a lo largo del tiempo. Normalmente, la elaboración de estos documentos requiere mucho tiempo del autor. Por ello, es conveniente marcar la fecha del plazo de entrega y establecer unas etapas para llegar a ella. Al mismo tiempo, la redacción a lo largo del tiempo ayuda a consolidar las ideas. Una vez redactadas las ideas vinculadas al plan se puede volver sobre ellas uno o dos días más tarde para comprobar cómo ha evolucionado en la mente del autor lo escrito. Este proceso de escribir y volver sobre lo escrito ayuda a que el texto se refine y cumpla mejor sus objetivos.
A continuación se seleccionan las ideas más relevantes. Para ello se puede leer el contenido de lo redactado en el cuaderno de trabajo preguntándose:
· Si todas las ideas son relevantes.
· Si se debería eliminar algo de lo señalado.
· Si algunas ideas, una vez desarrolladas, deberían ir en un anexo.
· Si falta aún algo para alcanzar la finalidad del plan.
· Si los argumentos del diagnóstico requieren de la aportación de datos.
En el proceso de revisión de las ideas apuntadas se debería pensar en cómo se va a ilustrar o resaltar el significado y/o la importancia de los hechos considerados relevantes: ¿qué tipo de datos se emplearán ; ¿se emplearán gráficos, diagramas, tablas para que el lector entienda y reciba mejor el mensaje ; y ¿cómo se van a recopilar los datos
El plan de mejora debería ser estructurado de forma lógica y clara para conducir al lector en la comprensión del mensaje principal. La es-
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tructura del plan se articula a partir de la secuencia de capítulos y secciones, que actuarán a modo de señales de circulación que orientarán al lector.
A vista de pájaro, los elementos del documento del plan de mejora son los siguientes:
· Las partes periféricas: la portada, los índices, la bibliografía y los anexos. Estas partes aparecen al principio y al final del plan y lo contienen, pues dan información sobre el título, los contenidos, las fuentes empleadas y la información accesoria pero relevante para el plan.
· El resumen ejecutivo sintetiza el problema que se aborda, sus causas y consecuencias, la solución o las soluciones planteadas y la viabilidad de la solución en términos de costes económicos, de personal y de tiempo.
· La introducción presenta el problema que se quiere abordar, la metodología empleada para analizar el problema, las soluciones buscadas y la articulación en capítulos del proyecto que se presenta.
· El diagnóstico sirve para que el autor 1) describa la organización o unidad en la que se encuadra el problema y en la que se aplicará la medida, 2) identifique el problema a resolver, y 3) analice sus causas y consecuencias. La descripción del contexto dependerá de quién es el destinatario del proyecto: un jefe o un político recién llegado, un superior con años de experiencia en la unidad o un tribunal externo que debe juzgar la calidad de quien presenta el proyecto. En la identificación de las causas y las consecuencias del problema se empleará desde la experiencia en el puesto de quien escribe el proyecto hasta la utilización de técnicas cuantitativas y cualitativas de análisis de datos involucrando a compañeros de trabajo y/o destinatarios inmediatos y finales del servicio prestado por la unidad (véase el detalle en el Capítulo 3).
· El plan de mejora en sí mismo consta de varias secciones (véase el capítulo Capítulo 4):
- Los objetivos del plan: En esta sección se proponen los objetivos operativos del plan, que a su vez se desglosan en estrategias y proyectos o actividades en función de su tamaño.
- Las herramientas: Esta sección (opcional) está destinada a que el redactor del proyecto presente la(s) herramienta(s) que debería(n) emplearse para superar el problema, cuyas causas, síntomas y consecuencias han sido descritos anteriormente, y alcanzar los objetivos propuestos.
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- La viabilidad de la propuesta: En esta sección se hace referencia al coste en términos económicos, de personal y de tiempo que la introducción de la medida supone para la organización.
- La evaluación del éxito del programa: En esta sección se expone cómo se evaluará el plan de mejora respondiendo a la pregunta de quién, qué, cómo y cuándo.
En el Recuadro 10 se presentan los elementos del informe y su orden aconsejado. A priori, el orden que se presenta debería servir para cual-
RECUADRO 10
Orden de elementos del informe
[VER IMAGEN EN PDF ADJUNTO]
FUENTES: Elaboración propia.
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quier plan de mejora; sin embargo, la naturaleza del problema, las características de la organización y del contexto así como las peculiaridades del plan concreto de mejora pueden aconsejar ciertas alteraciones en el orden propuesto.
En el Recuadro 10 no existe el capítulo clásico de conclusiones y recomendaciones. Varias razones justifican la ausencia de este capítulo en el esquema propuesto. En primer lugar, el mismo plan de mejora constituye la recomendación que el autor hace. Por tanto, un capítulo adicional de recomendaciones sólo podría constituir un resumen del capítulo destinado a describir el plan. En segundo lugar, el resumen del plan de mejora (recomendaciones) se encuentra recogido en el resumen ejecutivo. En tercer lugar, a pesar de que el resumen ejecutivo es diferente al capítulo de conclusiones y recomendaciones, suele existir confusión a la hora de elaborar estos capítulos. Por todas las razones anteriores, se ha preferido incluir un único capítulo de resumen, que se ubica al principio del documento y que contiene una parte de la introducción, un resumen del diagnóstico de la situación y resumen del plan de mejora a modo de recomendaciones.
La portada de un plan de mejora contiene al menos cinco elementos: el título, el nombre y los apellidos del autor (con el cargo y la unidad en la que desempeña su trabajo), la fecha de entrega y el destinatario del plan. En este último caso, los datos del destinatario suelen variar en función de la cultura organizativa. Alguno o varios de los siguientes elementos pueden identificar al destinatario (nombre de la persona, cargo, organización, teléfono, correo electrónico y domicilio del despacho).
A continuación, el plan de mejora debería contener un índice de contenidos en el que se muestra de forma esquemática el esqueleto del argumento. Cuando el plan se ayuda de tablas y gráficos, los títulos de estas representaciones también deberían aparecer reseñados en sendos índices (véanse los índices de este documento como ejemplo).
El índice de contenidos es el mapa de carretera que permite llegar desde el origen al punto de destino. Además de que el índice constituya una herramienta de trabajo útil para quien redacte el plan, proporciona una información muy valiosa al lector. El índice ofrece un esbozo de la estructura del plan de mejora y muestra además la lógica que se ha seguido a la hora de trocear el problema y analizarlo. La elaboración del índice depende de la pericia de quien escribe. No es extraño que se reescriba continuamente el índice a medida que se avanza en la redacción. Un buen índice debería transmitir el argumento del texto.
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Es conveniente que los capítulos estén numerados y paginados en el índice. Afortunadamente, esta labor se facilita enormemente gracias a que los procesadores de texto generan automáticamente los índices. Se recomiendan dos métodos para numerar los capítulos del plan: el método alfanumérico y el método...
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