Aspectos normativos de la factura electrónica o e-factura en el ámbito europeo
| Autor | Ángel Rodríguez López |
| Cargo | Profesor Adjunto. Universidad europea de Madrid. Profesor Asociado. Universidad Complutense de Madrid |
| Páginas | 69-80 |
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En primer lugar, conviene especificar, de manera detallada, que la factura electrónica, denominada también "e-factura", significa una tipología o modalidad de facturación empresarial en la que no se emplea o utiliza el papel físico como medio o soporte para demostrar su autenticidad, es decir, se trata de un equivalente funcional de la factura en papel a todos los efectos. Esto supone, en definitiva, la transmisión de las correspondientes facturas entre los diferentes entes o unidades organizativas empresariales a través de medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos.
La razón de ser de su existencia se centra, fundamentalmente, en la necesidad de gestionar por parte de las unidades empresariales respectivas el alto número facturas y recibos asociados a la necesaria e imprescindible actividad comercial de la diversa tipología de empresas existentes en un economía de mercado tan dinámica como la actual en constante evolución y crecimiento, lo que implica asumir los costes y gastos asociados a la impresión, envío y manipulación del documento, así como también los derivados del efecto perjudicial del uso del papel no reciclado para tales menesteres en lo relativo a cuestiones relacionadas con la esfera medioambiental y con un desarrollo adecuado y sostenible de los recursos naturales de nuestro planeta.
De esta forma, la factura electrónica es enviada del vendedor o proveedor del bien o servicio al comprador o cliente mediante un medio de comunicación específico que registra y documenta la venta o la provisiónsuministro del bien o servicio referido. No obstante, la facturación electrónica está sometida a determinados requisitos legales por las autoridades fiscales y tributarias de cada país, de forma que no siempre es posible remitir electrónicamente las facturas a la contraparte, y, en ese caso, debe enviarse la factura impresa en papel, bien sea por correo o por mensajería.
Por otra parte, conviene diferenciar entre factura digital, telemática y electrónica ya que son conceptos que suelen utilizarse como sinónimos de manera indistinta, a pesar de que su significado no siempre es coincidente. En efecto, al hablar de factura telemática, nos referimos, más concretamente, a los procesos de remisión a distancia de facturas por vía electrónica, esto es lo que denominamos "remisión telemática", sin que la factura en sí misma sea telemática, sino solamente el proceso de remisión aludido.
Asimismo, cuando hacemos referencia a la factura electrónica hacemos alusión a todos aquellos documentos electrónicos que satisfacen lo estipulado1 en la Directiva Comunitaria 115/2001, y que, en consecuencia cumplen determinados criterios de integridad y autenticidad que la legislación referida establece en este ámbito concreto.
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Finalmente, la factura digital, puede entenderse como un caso particular y específico de la factura electrónica, en el sentido de que se trata de una factura que va acompañada de firma digital, una de las modalidades de autenticidad e integridad establecidas en la normativa aludida más arriba. De esta forma, para ser totalmente correctos, habría que afirmar que se puede hablar de facturación telemática, pero no de factura telemática, aunque si sería apropiado el uso de los términos factura y/o facturación digital y electrónica, indistintamente.
En suma, la factura electrónica promueve y fomenta que, en general, las organizaciones o instituciones de cualquier ámbito y, en particular, las unidades organizativas empresariales dejen atrás las facturas en papel y las reemplacen por una versión electrónica de un documento tributario generado electrónicamente, que tiene, a todos los efectos, la misma validez tributaria que la factura en papel tradicional, registrando todo tipo de operaciones, de forma que, todo el ciclo de facturación, puede ser administrado en forma electrónica.
En este epígrafe, con el objetivo de evitar malentendidos, errores u omisiones, que suelen ser frecuentes en este aspecto, procedemos a considerar el proceso de facturación electrónica, desde el punto de vista particular de la empresa emisora y receptora de la factura electrónica, en todo lo relativo a las obligaciones específicas de cada una de las partes aludidas.
En primer término, en lo concerniente a la empresa receptora de facturas electrónicas, podemos sintetizar, entre otras, las siguientes obligaciones: la conservación de las facturas recibidas en su formato original (electrónico) incluso aunque hayan sido necesarias transformaciones2 de datos internas o la delegación de esta función en un tercero; el asegurar la legibilidad de la factura correspondiente en formato original; la garantía de acceso completo a las facturas, así como su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión; por último, la disposición de un software apropiado que permita verificar la firma y la identidad del emisor, así como la vigencia del certificado.
En segundo lugar, si lo que tratamos de analizar son las obligaciones de las empresas emisoras de facturas electrónicas, podemos destacar las enunciadas a continuación: la conservación de los datos de las facturas, es decir, su copia o matriz3; el asegurar su legibilidad en el formato original; la garantía de acceso completo a las facturas, así como su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión; el hecho de firmar electrónicamente la factura o delegar esta acción, así como contar con la aceptación por parte del receptor respecto al uso de esta modalidad de facturación.
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En tercer lugar, hay que tener en cuenta la normativa de facturación relativa a aspectos como los que afectan a las facturas rectificativas. En efecto dichas facturas rectificativas4 tienen que reflejar directamente la rectificación efectuada, incluso aunque se elaboren con todos los datos de una factura que ya tuviera en cuenta la rectificación.
Además, se permite la rectificación de varias facturas en una única factura rectificativa, en tanto se indiquen los números de factura de las facturas rectificadas, así como que las devoluciones de mercancías y de envases y embalajes se introduzcan en una factura (no rectificativa) con signo negativo, por lo que las facturas normales pueden ser negativas.
Finalmente, cuando se trate de devoluciones o diferencias de la base imponible en cualquier sentido respecto a la factura original, las facturas rectificativas deben especificar la diferencia de la base imponible, con importes negativos o positivos según corresponda.
Es posible afirmar que existen algunas normativas internacionales aplicables de forma general a la factura electrónica. En especial, en el ámbito europeo, todo lo relativo a la facturación electrónica se regula en la Directiva 115/20015, que deroga parcialmente la anterior legislación6 aplicable en este aspecto concreto. En efecto, la Directiva comunitaria de 1977 especificaba7 el derecho de acceso a las facturas conservadas por medios electrónicos en otro Estado miembro, al argumentar que: "Cuando un sujeto pasivo conserve las facturas que expida o reciba por medios electrónicos que garanticen un acceso en línea a los datos y cuando el lugar de conservación esté situado en un Estado miembro distinto de aquel en que está establecido, las autoridades competentes del Estado miembro en el que está establecido tendrán derecho, a efectos de la presente Directiva, de acceso por medios electrónicos a dichas facturas y de carga remota y utilización de las mismas con los límites fijados por la normativa del Estado miembro de establecimiento del sujeto pasivo y en la medida en que ello le resulte necesario con fines de control".
Así, se instauraba la facturación electrónica como un medio o soporte plenamente legal en toda Europa. Asimismo, la normativa anterior fue completada por la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999, por la que se establecía un marco comunitario común para la firma electrónica, para todos los países miembros.
Sin embargo, del análisis de la normativa comunitaria existente hasta finales del 2001, podemos deducir que la regulación normativa relativa a la factura electrónica era bastante escasa, limitándose, en exclusiva, a señalar las condiciones y requisitos mínimos que los Estados Miembros habían de exigir en las facturas...
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