Archivo electrónico de documentos de la Administración
| Autor | Alberto Palomar (Magistrado de lo contencioso-administrativo) y Javier Fuertes (Magistrado) |
El archivo electrónico único de cada Administración es el conjunto de sistemas y servicios que sustenta la gestión, custodia y recuperación de los documentos y expedientes electrónicos así como de otras agrupaciones documentales o de información una vez finalizados los procedimientos administrativos o actuaciones correspondientes ( artículo 55.1 del Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos , aprobado por el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo , ReME ).
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Contenido
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El artículo 17.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre , del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, establece la obligación de que cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable.
Archivo electrónico único de documentos que el artículo 55.1 del Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos (aprobado por el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo , ReME ) define como el conjunto de sistemas y servicios que sustenta la gestión, custodia y recuperación de los documentos y expedientes electrónicos así como de otras agrupaciones documentales o de información una vez finalizados los procedimientos administrativos o actuaciones correspondientes.
Deber de conservaciónEse deber de conservación de los documentos en formato electrónico que impone el artículo 17.1 de la LPACAP es una manifestación de los principios de eficacia y eficiencia al tiempo que se deriva de los principios de transparencia y publicidad.
Así, el texto que antecede al articulado de la propia LPACAP señala “porque una Administración sin papel basada en un funcionamiento íntegramente electrónico no sólo sirve mejor a los principios de eficacia y eficiencia, al ahorrar costes a ciudadanos y empresas, sino que también refuerza las garantías de los interesados. En efecto, la constancia de documentos y actuaciones en un archivo electrónico facilita el cumplimiento de las obligaciones de transparencia, pues permite ofrecer información puntual, ágil y actualizada a los interesados”.
Deber de conservación que sirve de soporte al derecho reconocido en el artículo 13 d) de la LPACAP al acceso a la información pública, archivos y registros, de acuerdo con lo previsto en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre , de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno y el resto del Ordenamiento Jurídico.
Deber de conservación que lo es por medios electrónicos con la única excepción de que ello no resulte posible.
De esta forma, la expresión salvo cuando no sea posible con la que finaliza el artículo 46.1 de la LRJSP ha de entenderse como imposibilidad derivada de la incompatibilidad entre el documento que se ha de conservar el soporte electrónico derivada de la necesidad de conservar, en su soporte original, el documento.
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