Aplicaciones ofimáticas: Las hojas de cálculo
| Autor | Maria Gabriela Perez Hernandez/Abraham Duarte |
| Cargo del Autor | Profesora Asociada de Lenguajes y Sistemas Informáticos (URJC)/Profesor colaborador de Lenguajes y Sistemas Informáticos (URJC) |
| Páginas | 279-303 |
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Las hojas de cálculo son aplicaciones especializadas en realizar operaciones matemáticas con datos que están organizados en forma de tablas. Un ejemplo de un tipo de documento que se podría generar y calcular serían las facturas de una determinada organización y un ejemplo de hoja de cálculo sería la aplicación que está incluida en Microsoft Office y que se denomina Excel XP. A continuación haremos un recorrido por las posibilidades que nos brinda esta poderosa herramienta.
Las hojas de cálculo son programas que se han creado para convertir información desorganizada en datos organizados y realizar cálculos con ellos.
Los datos se organizan en filas y columnas dando lugar a una cuadrícula en cuyas celdas se introducen datos y fórmulas que realizan cálculos sobre esos datos mostrando los resultados.
Las hojas de cálculo (junto los procesadores de texto) es una de las aplicaciones ofimáticas más utilizadas en la empresa.
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Excel es una hoja de cálculo. Una hoja de cálculo es una especie de tabla formada por filas y columnas y cuya intersección se denomina casillas o celdas (ver figura
8.1). Estas celdas pueden contener información de distinta índole.
* Texto.
* Valores numéricos, fechas y datos horarios.
* Fórmulas o funciones matemáticas, que permiten determinar el valor de esta celda en función de los valores de otras celdas.
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Figura 8.1 elementos de la ventana principal de Excel
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* Barra de título. Nos informa sobre la aplicación abierta y el nombre del libro activo.
* Barra de menús. Muestra los menús que podemos utilizar para trabajar con la hoja de cálculo.
* Barras de herramientas. Muestran el conjunto de botones que nos permiten trabajar con la hoja de cálculo con accesos directos a las diferentes opciones. Estas se pueden activar o desactivar desde la opción de menú Ver | Barra de herramientas.
* Cuadro de nombres. Indica que celda se encuentra activa.
* Barra de formulas. Permite introducir, cancelar o activar las funciones de Excel.
* Cuadro de hoja. Permite seleccionar toda la hoja de cálculo.
* Columnas. Permite identificar y seleccionar las columnas.
* Filas. Permite identificar y seleccionar las filas.
* Espacio o área de trabajo. Es la zona de cálculos y disponemos de un espacio muy amplio en cada hoja del libro que consta de 256 columnas (A..IV) y 65536 filas. Excel por defecto tiene 3 hojas activas, pero es posible insertar o eliminar todas las hojas que sea necesario en un determinado momento.
* La celda. Es la intersección entre la fila y la columna. Cada celda tiene una referencia única, formada por la columna y la fila, por ejemplo, la celda A1 estaría formada por la columna A y la fila 1.
* Barras de desplazamiento. Se utilizan con el fin de desplazarse por la hoja de trabajo tanto vertical como horizontal.
* Barra de estado. Da información relacionada con la operación efectuada.
En Excel XP, los menús y barra de herramientas son de carácter personalizado por lo que el usuario los puede activar y desactiva cuando desee desde el menú Ver | Barra de Herramientas.
En general las barras de herramientas que por defecto aparecen juntas son la Estándar y la de Formato y los botones que son usados con poca frecuencia se ocultan al final de la barra, dejando visibles los mas utilizados, pero con el botón Opciones de barra de herramienta puede agregar y quitar botones cuando lo desee.
Algunos de los botones más utilizados son que permiten controlar formatos de uso habitual estableciendo modelos de formatos a los datos, por ejemplo, símbolos para unidades monetarias; el formato de porcentaje (%); utilizar la coma en vez del punto como decimal, etc.
El icono de (AutoCsuma) suma automáticamente una fila o una columna de números, introduciendo en la celda activa la función SUMA con el rango de los
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componentes. Si se desea modificar ese rango basta editarlo en la barra de referencia o más fácil indicarlo arrastrando con el ratón sobre las celdas correspondientes de la hoja de cálculo.
Botón Asistente de Gráficos Permite arrancar el Asistente de Gráficos para preparar un gráfico a partir de los datos previamente seleccionados en la hoja de cálculo Esta selección es el punto más importante en el proceso de crear un gráfico.
El gráfico se ubicará sobre la propia hoja, con la posición y tamaño que se determine arrastrando con el ratón una vez determinadas las características del mismo.
La barra de referencia presenta estos tres partes (figura 8.2).
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Figura 8.2. Barra de introducción de formulas
La parte de la izquierda muestra la ubicación de la celda activa indicando la columna y la fila en que se encuentra.
* El sector central indica que se está en modo de edición.
* El botón ( X ) permite anular el cambio que se está realizando en el contenido de la celda.
* El botón ()
() equivale a pulsar la tecla Intro.
* El botón igual (=) es equivalente a llamar al Asistente de Funciones.
* El sector de la derecha muestra el contenido de la celda activa. La edición de este contenido puede hacerse tanto en este sector como en la propia celda.
Hojas de cálculo de un libro de trabajo
Cuando se abre Excel o cuando se ejecuta el comando Nuevo, se abre un nuevo libro de trabajo, que tiene 3 hojas de cálculo, llamadas Hoja1, Hoja2, Hoja3.
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Excel tiene, para cada libro de trabajo, una hoja de cálculo activa (cuya pestaña aparece resaltada). Por defecto, la hoja activa es la primera. Puede activarse una hoja haciendo clic con el ratón en su pestaña. Es posible mantenerse activas varias hojas de cálculo a la vez, pulsando la tecla Ctrl al mismo tiempo que se clica sobre las pestañas de otras hojas (si la hoja esta activada, al hacer clic sobre su pestaña con la tecla Ctrl pulsada la hoja se desactiva). Figura 8.3.
Cuando tenemos varias hojas activas, los datos o los formatos que se introducen en una se introducen también en las demás.
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Figura 8.3. Hojas por defecto del libro activo
Si se presiona el botón derecho del ratón sobre alguna de las pestañas, se despliega un menú contextual que permite (figura 8.4):
* Insertar una nueva hoja de cálculo, borrarla o cambiarle el nombre.
* Moverla y/o copiarla de un lugar a otro.
* Seleccionar todas las hojas.
* La forma más sencilla de cambiar el nombre a una hoja de cálculo se hace doble clic dos veces sobre la pestaña que lleva su nombre.
* Es posible cambiar el orden en el que aparecen las hojas de cálculo basta con hacer clic sobre la pestaña de una de ellas y arrastrarla con el ratón hasta la nueva posición que se desea que ocupe.
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Figura 8.4. Menú contextual operaciones con hojas del libro
Selección y activación de celdas
En la hoja de cálculo hay en todo momento una celda activa, que aparece con un color de fondo y enmarcada de modo diferente.
La celda activa es la única celda que está preparada para recibir cualquier cosa que se introduzca por el teclado.
Una celda se convierte en celda activa clic sobre ella. La celda activa se puede desplazar a celdas vecinas con las flechas del teclado. Puede también avanzar o retroceder una pantalla con las teclas AvPag y RePag.
El contenido de la celda activa aparece en la parte derecha de la Barra de Referencia, y es en esta barra o sobre la propia celda donde se realizan las operaciones para modificar su contenido.
Las modificaciones se hacen efectivas pulsando Intro, al hacer clic sobre el icono en la Barra de Referencia, o cambiando de celda activa.
Celdas seleccionadas: Si se selecciona un rectángulo de celdas, al pulsar la tecla Intro la celda activa se va desplazando por la zona seleccionada, recorriéndola por columnas. Esto es útil para introducir texto o números en un rango de celdas, desplazándose automáticamente al pulsar Intro.
Existen muchas otras operaciones que se pueden realizar simultáneamente sobre varias celdas a la vez (copiar, borrar, formatear, etc.) siempre que dichas celdas hayan sido previamente seleccionadas
Las celdas seleccionadas se distinguen porque adquieren color oscuro.
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Para seleccionar toda la hoja de cálculo basta con hacer clic con el ratón en la esquina superior izquierda de la hoja.
Para seleccionar una determinada fila o columna, bastará hacer clic una sola vez sobre la etiqueta. Para seleccionar un rango de varias filas y/o columnas...
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