Acta de la Junta de Propietarios

Los acuerdos adoptados por la Junta de propietarios deben reflejarse en un libro de actas en el que se recogerán las actas de todas las reuniones celebradas por la Junta. En dichas actas se documentará por escrito el resultado de las reuniones (constitución, desarrollo y acuerdos tomados).

En este tema se abordan las obligaciones legales que derivan del libro de actas de la Comunidad, con especial mención al contenido mínimo de las actas de las juntas de propietarios y las consecuencias del incumplimiento de las formalidades exigidas legalmente.

Con anterioridad a la reforma operada en la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) por la Ley 8/1999, de 6 de abril, no existía ningún precepto que regulase las formalidades del Acta de la Junta de Propietarios, limitándose a indicar que los acuerdos debían reflejarse en un Libro de Actas diligenciado por el Registro de la Propiedad en la forma dispuesta reglamentariamente (contenida en art. 415 del Reglamento Hipotecario).

Actualmente, el contenido y formalidades del Acta aparecen recogidas en el artículo 19 LPH que obliga a que el acta levantada refleje, al menos, los siguientes extremos:

a) La fecha y el lugar de celebración.

b) El autor de la convocatoria y, en su caso, los propietarios que la hubiesen promovido. En este sentido, el art. 16.1 LPH establece que la junta se reunirá cuando lo considere conveniente el presidente o lo pidan la cuarta parte de los propietarios, o un número de éstos que representen al menos el 25 por 100 de las cuotas de participación.

c) Su carácter ordinario o extraordinario y la indicación sobre su celebración en primera o segunda convocatoria, conforme con el art. 16.2 LPH.

d) Relación de todos los asistentes y sus respectivos cargos, así como de los propietarios representados, con indicación, en todo caso, de sus cuotas de participación.

e) El orden del día de la reunión.

f) Los acuerdos adoptados, con indicación, en caso de que ello fuera relevante para la validez del acuerdo, de los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra de estos, así como de las cuotas de participación que respectivamente representen.

El Acta debe cerrarse con las firmas del presidente y del secretario al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes, siendo ejecutivos -desde su cierre- los acuerdos, salvo que la ley prevea lo contrario (art. 19.3 LPH).

Las actas de las juntas carecen de carácter constitutivo de los acuerdos, pues no son más que un mero reflejo documental de los mismos, si bien constituyen un elemento probatorio de lo allí ocurrido y así lo declara la STS de fecha 7 de octubre de 1999 ^{[j 1]} al indicar que:

El Libro de Actas constituye el mejor medio de prueba en cuanto que en él consten los acuerdos formados con las previsiones legales, pero la falta de constancia no implica la inexistencia del acuerdo, sino la necesidad de probarlo de una manera mucho más laboriosa y difícil. La expresión "se reflejarán" del art. 17 LPH no significa que se establezca una forma sustancial para la existencia y validez del acuerdo ni así puede entenderse por su trascendencia, sino una obligación a cumplir por los órganos rectores en beneficio de los comuneros, que pueden exigirles aquel cumplimiento (S. 2 de marzo de 1.992)".

Por tanto, la redacción del acta es un requisito ad probatoniem y no ad solemnitatem para la validez de los acuerdos (véase, por todas, la Sentencia nº 286/2023, de la Audiencia Provincial de Barcelona de 5 de mayo de 2023). ^{[j 2]}.

Como reitera la Sentencia nº 20/2010, de la AP Madrid de 19 de enero de 2010 ^{[j 3]}, el acta no es más que un documento privado que no da fe ni constituye una presunción iuris et de iure de que lo reflejado en el acta sea lo realmente ocurrido en la junta, sin perjuicio de que sea un medio de prueba de los acuerdos que en él consten, lo que no impide la impugnación de su contenido.

Como las actas pueden ser redactadas por personas no profesionales, éstas pueden adolecer de defectos y no cumplir con las formalidades que exige la ley.

En estos casos, la LPH no establece un procedimiento de impugnación del acta, pero sí prevé la subsanación de los errores que pudiera reflejar (art. 19.3 LPH), que deberá efectuarse antes de la siguiente reunión de la Junta de propietarios en la que se ratificará la subsanación.

Ahora bien, ¿qué sucede si la Comunidad de Propietarios no accede a la subsanación (ya sea porque se deniega o se omite toda respuesta)? Como indica -entre otras- la Sentencia nº 56/2023, de la Audiencia Provincial de Madrid de 30 de enero de 2023 ^{[j 4]}, el comunero interesado deberá solicitar, con arreglo al art. 16 LPH, que la junta de propietarios se pronuncie sobre tal subsanación , dirigiendo escrito al presidente de la comunidad, el cual viene obligado a incluirlo en el orden del día de la siguiente junta que se celebre.

Sólo en el caso de que la junta de propietarios rechace tal subsanación, el propietario que la instó podrá promover la correspondiente acción judicial, impugnando el acuerdo que deniegue la subsanación del defecto o error, por vulneración del art. 19 LPH. Para completar este punto puede verse el tema Impugnación de acuerdos adoptados por la junta de propietarios

Por tanto, no se permite acudir a la vía judicial directamente sin haber concluido el trámite previo de subsanación.

El art. 19.3 LPH establece que el acta debe expresar inequívocamente las siguientes circunstancias:

• La fecha y lugar de celebración

• Relación de asistentes presentes o representados

• Los acuerdos adoptados, con resultado de la votación, y expresión de las cuotas de participación de quienes los toman (indicación de los votos a favor y en contra, así como las cuotas de participación que respectivamente suponga)

• La firma del Presidente y, en su caso, de ser...