LEY 20/2015, de 29 de julio, de modificación de la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos.
| Sección | Disposiciones Generales |
| Emisor | DEPARTAMENTO DE LA PRESIDENCIA |
| Rango de Ley | Ley |
El president de la Generalitat de Catalunya
Sia notori a tots els ciutadans que el Parlament de Catalunya ha aprovat i jo, en nom del Rei i d'acord amb el que estableix l'article 65 de l'Estatut d'autonomia de Catalunya, promulgo la següent
LLEI
Preàmbul
La Llei 10/2001, del 13 de juliol, d’arxius i documents, regula, en el títol IV, l’accés als documents públics i l’exercici d’aquest dret. Així mateix, crea la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental, atribuint-li àmplies funcions sobre l’accés a la documentació. La Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern, ha passat a regular i garantir el dret d’accés de les persones a la informació i documentació públiques, en el marc de la Llei de l'Estat 19/2013, del 9 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern, i deroga alguns preceptes de la Llei d’arxius i documents per evitar contradiccions o duplicitats normatives. Concretament, la Llei 19/2014 deroga una part de la regulació sobre l’accés als documents públics i suprimeix determinades funcions de la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental, com ara les relatives a informar sobre les reclamacions de persones i entitats per vulneració del dret d’accés als documents i sobre derogacions singulars de la normativa relativa a l'accés als documents.
Aquest nou marc legal introduït per la legislació de transparència, accés a la informació pública i bon govern fa necessari modificar la Llei 10/2001 perquè s'hi ajusti plenament. En aquest sentit, la disposició final segona de la Llei 19/2014 estableix que el Govern ha d’elaborar i presentar al Parlament, en el termini de sis mesos a comptar de la publicació de la Llei en el Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya , un projecte de llei de modificació de la Llei d’arxius i documents, amb la finalitat d’adaptar-ne el contingut al nou règim d’accés a la informació i documentació públiques.
Consegüentment, és necessari modificar la Llei d’arxius i documents per a adaptar-la al nou marc legal de transparència i accés a la informació pública. En primer lloc, atesa la importància que assoleixen els sistemes de gestió dels documents públics per a garantir la transparència d’acord amb la Llei 19/2014, es considera adequat actualitzar la definició de sistema de gestió documental i fer referència expressa a la gestió documental en diversos articles, i també establir que, a partir de l'entrada en vigor d'aquesta llei, la denominació de la Llei d’arxius i documents ha d'incloure la referència a la gestió de documents.
Així mateix, la Llei estableix que corresponen a la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental tant funcions d’avaluació documental com d’accés als documents públics, sens perjudici de les funcions assignades per la Llei 19/2014 a l’Autoritat Catalana de Protecció de Dades i a la Comissió de Garantia del Dret d’Accés a la Informació Pública. S’opta per mantenir la funció que ha exercit la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental de fer constar el règim general aplicable a l’accés als documents en el moment de resoldre les sol·licituds d'avaluació de documents públics i en les taules d’accés i avaluació documental.
D’acord amb la disposició addicional sisena de la Llei 19/2014, s’introdueixen mesures de coordinació entre la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental, la Comissió de Garantia del Dret d’Accés a la Informació Pública i l’Autoritat Catalana de Protecció de Dades, per a garantir una aplicació homogènia, en llurs respectius àmbits d’actuació, dels principis i les regles sobre la protecció de dades personals i l’accés a la informació. En primer lloc, la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental ha de tenir representació dels altres dos organismes; la segona mesura consisteix en la cooperació entre els tres organismes per a establir els criteris sobre l’aplicació de la normativa que regeix l’accés als documents públics.
Finalment, com a mesura de transparència, s’estableix l’obligació dels arxius del Sistema d’Arxius de Catalunya de fer públics els instruments de descripció documental que contenen informació d’interès públic i que permeten la traçabilitat de la informació i la documentació que custodien, per mitjà del portal de la transparència i de la seu electrònica o lloc web de l’organisme titular del servei d’arxiu i gestió documental. Els arxius també han d’informar els usuaris dels mitjans d’impugnació i dels sistemes de garantia de què disposen si consideren vulnerat llur dret d’accés a la informació pública.
Es modifica la lletra e de l’article 2 de la Llei 10/2001, del 13 de juliol, d’arxius i documents, que resta redactada de la manera següent:
e) Sistema de gestió documental : el conjunt d’operacions i de tècniques, integrades en la gestió administrativa general, basades en l’anàlisi de la producció, la tramitació i el valor dels documents, que tenen com a finalitat controlar d'una manera eficient i sistemàtica la creació, la recepció, el manteniment, l’ús, la conservació i l’eliminació o la transferència dels documents.
Es modifica l’article 5 de la Llei 10/2001, del 13 de juliol, d’arxius i documents, que resta redactat de la manera següent:
Article 5. Promoció de l’ús de les tecnologies
Les administracions públiques han de promoure d’una manera activa l’ús de les tecnologies de la informació i la comunicació per a dotar-se d’un sistema d’informació comú i interoperable que garanteixi que el tractament de la documentació, en tots els aspectes de gestió documental, preservació i difusió dels documents, compleixi la finalitat de posar-los a l’abast dels usuaris i dels ciutadans.»
Es modifica l’apartat 1 de l’article 7 de la Llei 10/2001, del 13 de juliol, d’arxius i documents, que resta redactat de la manera següent:
1. Totes les administracions i les entitats titulars de documents públics han de disposar d’un únic sistema de gestió documental que garanteixi el tractament correcte dels documents en les fases activa, semiactiva i inactiva i que permeti de complir amb les obligacions de transparència.
Es modifiquen les lletres e i f de l'apartat 1 de l’article 17 de la Llei 10/2001, del 13 de juliol, d’arxius i documents, que resten redactades de la manera següent:
e) Establir programes d’actuació arxivística i gestió documental.
f) Inspeccionar el compliment de la normativa sobre els arxius i la gestió documental.»
Es modifica l’article 18 de la Llei 10/2001, del 13 de juliol, d’arxius i documents, que resta redactat de la manera següent:
Article 18. Consell Nacional d’Arxius i Gestió Documental
1. El Consell Nacional d’Arxius i Gestió Documental és l’òrgan consultiu de l’Administració de la Generalitat en matèria d’arxius i gestió documental. La seva composició s’ha d’establir per reglament, el qual ha de disposar que, entre els seus membres, n’hi hagi de representatius dels professionals dels arxius, de l’Administració de la Generalitat, de les administracions locals, de l’àmbit de la recerca i de les entitats socials i culturals del país.
»2. Són funcions del Consell Nacional d’Arxius i Gestió Documental:
»a) Proposar actuacions i iniciatives en matèria d’arxius i gestió documental.
»b) Emetre informe sobre els projectes de disposicions generals en matèria d’arxius i gestió documental.
»c) Emetre informe sobre les normes tècniques bàsiques a què s’han d’adequar els sistemes de gestió documental dels arxius que formen part del Sistema d’Arxius de Catalunya.
»d) Emetre informe previ a la incorporació d’un arxiu al Sistema d’Arxius de Catalunya.
»e) Emetre informe previ a la inclusió d’un document en el patrimoni documental de Catalunya en aplicació de l’article 19.2. e de la Llei 9/1993, del 30 de setembre, del patrimoni cultural català.
»f) Emetre informe previ a l’aprovació del Mapa d’arxius de Catalunya i de les seves variacions.
»g) Emetre informe sobre els programes globals d’actuació arxivística.
»h) Emetre informe sobre la memòria anual que ha d’elaborar l’òrgan que té assignades les funcions del departament competent en matèria de cultura amb relació al Sistema d’Arxius de Catalunya.
»i) Fer el seguiment de l’elaboració de l’Inventari del patrimoni documental de Catalunya, d’acord amb el que estableix l’article 60 de la Llei 9/1993, del 30 de setembre, del patrimoni cultural català.
»j) Emetre informe sobre qualsevol afer relacionat amb arxius i gestió documental que el director general competent en aquesta matèria li sotmeti a consideració.»
Es modifica l’article 19 de la Llei 10/2001, del 13 de juliol, d’arxius i documents, que resta redactat de la manera següent:
Article 19. Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental
1. La Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental és un òrgan col·legiat de caràcter tècnic, adscrit a la direcció general competent en matèria d’arxius i gestió documental. La seva composició s’ha d’establir per reglament, el qual ha de disposar que, entre els seus membres, n’hi hagi de designats per les entitats representatives dels professionals dels arxius i de les administracions locals; una persona representant de la Comissió de Garantia del Dret d’Accés a la Informació Pública, i una altra de l’Autoritat Catalana de Protecció de Dades.
»2. La Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental exerceix les funcions següents:
»a) Establir criteris sobre l’aplicació de la normativa que regeix l’accés als documents públics, en coordinació amb la Comissió de Garantia del Dret d’Accés a la Informació Pública i l’Autoritat Catalana de Protecció de Dades, d'acord amb el que estableix la disposició addicional sisena de la Llei 19/2014.
»b) Elaborar les taules d’accés i avaluació documental, elevar-les a l’aprovació del conseller de Cultura i controlar-ne l’aplicació correcta.
»c) Resoldre les sol·licituds d’avaluació de documents públics. La resolució de la Comissió ha de fer constar el règim general aplicable a l’accés als documents.
»d) Avaluar els documents privats integrants del patrimoni documental que no hagin estat declarats d’interès nacional ni inclosos en el Catàleg del patrimoni cultural català, i autoritzar-ne l’eliminació, si escau.»
Es modifica l’apartat 1 de l’article 22 de la Llei 10/2001, del 13 de juliol, d’arxius i documents, que resta redactat de la manera següent:
1. Els arxius integrats al Sistema d’Arxius de Catalunya han de tenir personal tècnic i qualificat suficient en nombre per a cobrir les necessitats de l’arxiu i la gestió documental i per a assolir els objectius d’aquesta llei. S’han de regular per reglament les titulacions i la formació que ha de tenir el personal tècnic dels arxius i les condicions que aquest personal ha de complir. En tot cas, la direcció dels arxius ha d’ésser exercida per persones amb titulació universitària superior.
Es modifica l’article 34 de la Llei 10/2001, del 13 de juliol, d’arxius i documents, que resta redactat de la manera següent:
Article 34. Accés als documents públics
1. Les persones tenen dret a accedir als documents públics en el termes i amb les condicions establertes per la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern, i la resta de normativa que sigui aplicable.
»2. Les administracions públiques i els arxius integrants del Sistema d’Arxius de Catalunya s’han de dotar dels recursos i els mitjans tècnics necessaris per a facilitar als ciutadans l’exercici del dret d’accés als documents.»
Es modifica l’article 35 de la Llei 10/2001, del 13 de juliol, d’arxius i documents, que resta redactat de la manera següent:
Article 35. Publicitat activa i transparència
1. Amb la finalitat que els usuaris puguin localitzar i identificar els documents i hi puguin accedir, els arxius del Sistema d’Arxius de Catalunya han de complir les obligacions de transparència següents:
»a) Fer públics els instruments de descripció documental que permeten als investigadors i als ciutadans de localitzar la documentació de què disposen.
»b) Fer públic el registre d’eliminació de documents.
»c) Fer públiques les limitacions a la consulta de documents custodiats i informar de la data en què els documents són accessibles.
»d) Informar els usuaris del dret a reclamar i els procediments que han de seguir en el supòsit que el dret d’accés els sigui denegat.
»2. La informació a què fa referència l’apartat 1 ha de poder ésser consultada en el portal de la transparència i en la seu electrònica o lloc web de l’organisme titular del servei d’arxiu i gestió documental.»
Disposició addicional. Referència al nom de la Llei 10/2001
A partir de l'entrada en vigor d'aquesta llei, la Llei 10/2001, del 13 de juliol, d'arxius i documents, ha d'ésser anomenada Llei d’arxius i gestió de documents.
Per tant, ordeno que tots els ciutadans als quals sigui d'aplicació aquesta Llei cooperin al seu compliment i que els tribunals i les autoritats als quals pertoqui la facin complir.
Palau de la Generalitat, 29 de juliol de 2015
Artur Mas i Gavarró
President de la Generalitat de Catalunya
Ferran Mascarell i Canalda
Conseller de Cultura
